Month: November 2023

EDUA Consulting Erfahrungen – Mitarbeiter und Kundengewinnung für den deutschen Mittelstand

Was die meisten überrascht: Ursprünglich haben wir als IT-Beratung digitale Prozesse und Systeme in mittelständischen Unternehmen eingeführt und optimiert. Doch viele Kundenprojekte haben uns gezeigt, dass die wirkliche Herausforderung im heutigen Mittelstand eine ganz andere ist: Das Finden von echten Fachkräften und Neukunden, mit denen man über Jahre zusammenarbeiten kann. Gleichzeitig sorgen wir dafür, dass Sie in Ihrer Region als Nummer 1 wahrgenommen werden. Daher entschlossen wir uns 2019 dazu, Lösungen für genau dieses Problem zu entwickeln.

In diesen volatilen Zeiten wollen wir die Begleiter des deutschen Mittelstandes in Bezug ihrer digitalen Sichtbarkeit sein, damit der Mittelstand im nationalen und internationalen Wettbewerb gut aufgestellt ist und auch in Zukunft weiterhin bleibt.  Dabei haben wir uns auf die Fahne geschrieben, den immer größer werdenden Mangel an Fachpersonal und Neukunden entgegenzuwirken, sodass die jahrzehntelange Arbeit die Sie als Inhaber/in gemacht haben nicht verloren geht und auch Deutschland in kommenden Dekaden ein starker Wachstumsstandort für Ihre Familien bleibt. Sie stehen jeden Tag auf, haben die Verantwortung für Ihre Mitarbeiter und deren Haushalte, diese Verantwortung verdient es, dass man es in diesen Zeiten unterstützt, und genau dafür stehen wir!

Intuitive und sichere Plattform für den Austausch sensibler Geschäftsinformationen

Bei geschäftsrelevanten Vorgängen kommen schnell große Mengen an Unterlagen und Daten zusammen, die effizient und sicher gemanagt werden müssen. Auch gilt es unter Umständen, unterschiedliche Vorgaben und Regularien in den einzelnen Ländern abzubilden. Drooms setzt vor dem Hintergrund bei seinem eigens entwickelten Datenraum auf höchste Benutzerfreundlichkeit und Code-Qualitätsstandards durch neueste Technologien wie KI (Künstliche Intelligenz), Machine Learning (ML), Large Language Models (LLM) oder OCR (optische Texterkennung).

KI übernimmt Routinearbeiten beim Dokumentenhandling

Die verschiedenen KI-gestützten Anwendungen helfen dabei, Dokumente zu analysieren und in eine passende Struktur, den Index, einzuordnen. Das geschieht unter anderem durch eine automatische Erkennung, um welche Art von Dokument es sich handelt und sie dem entsprechenden Indexpunkt zuzuordnen (auto-allocation), und durch eine automatische Benennung (auto-naming). Den Kunden werden so repetitive und zeitaufwendige Tätigkeiten abgenommen, denn sie müssen die Ergebnisse nur bei Bedarf nachjustieren.

Mithilfe des KI-gestützten Schwärzungsmoduls von Drooms ist es für Nutzer auch möglich, Informationen vollautomatisch zu schwärzen und somit unkompliziert sensible Informationen wie Namen, Unterschriften und Anschriften zu schützen. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und präzise Zugriffskontrollen beugen unberechtigten Zugriffen auf die Daten vor. Alle Datentransfers erfolgen zudem über SSL-gesicherte Verbindungen, die mit AES 256-Bit verschlüsselt werden. Die georedundanten Server von Drooms stehen in Deutschland. Jede vertraglich vereinbarte Datenverarbeitung findet dadurch ausschließlich in Deutschland statt, was die DSGVO-Konformität gewährleistet. Nicht zuletzt runden regelmäßige interne und externe Sicherheitsüberprüfungen, sowie die Zertifizierungen nach ISO27001 & ISO27018, das umfangreiche Sicherheitspaket von Drooms ab.

Technische Experten entwickeln die Plattform ständig weiter

Den digitalen Datenraum von Drooms entwickeln eine Vielzahl technischer Experten mit unterschiedlichster Expertise kontinuierlich weiter. Dazu gehört ein Semantik- und ein Key-Management-Team, bestehend unter anderem aus Machine Learning Engineers, die Algorithmen und Modelle entwickeln und trainieren, sowie Knowledge Engineers, die Daten für den Einsatz in dem von Drooms aufgesetzten KI-System erfassen und verwalten. Das Research- and Development-Team wird durch Platform Architects ergänzt, die sich um die Strukturierung der Services kümmern. Bestandteil des IT-Teams bei Drooms sind selbstverständlich auch Backend und Frontend Developer sowie IT System Engineers, die sich um die IT-Operationsstruktur kümmern. Nicht zuletzt bereiten QA Engineers durch umfangreiche Tests neue Releases vor.

Flexibilität ist neben Sicherheit und einfacher Handhabung eine wichtige Prämisse: So eignet sich die digitale Plattform neben der Speicherung von Dokumenten und Kollaboration im eigenen Unternehmen sowohl für schlanke als auch komplexe Geschäftsprozesse mit Partnern, denn sie kann je nach Bedarf aufgesetzt und angepasst werden. Überall dort, wo sensible Dokumente verwaltet und verarbeitet werden, kann Drooms einen Mehrwert bieten.

WEITERE INFORMATIONEN

Die junikum Gesellschaft für Jugendhilfe und Familien St. Agnes mbH betreibt Jugendhilfeeinrichtungen zur Aufnahme, Pflege, Betreuung und Erziehung von Kindern, und jungen Menschen. Dazu gehören eine Reihe ergänzender Dienste, wie beispielsweise die Vermittlung beeinträchtigter Jugendlicher in Gastfamilien oder mobile pädagogische Dienste. Als gemeinnützige GmbH unterliegt das Unternehmen besonderen Anforderungen in Bezug auf Transparenz und sozialer Verantwortung. So wurde auf EU-Ebene ein Entwurf zu Berichtspflicht in Bezug auf Nachhaltigkeit veröffentlicht, deren Anwendung neben großen, kapitalmarktorientierten Unternehmen auch für gemeinnützige Unternehmen diskutiert wird. Dies war Anlass, eine bereits vorgesehene Digitalisierungsinitiative zu starten und in diesem Jahr erfolgreich die FibuNet-Software für Finanzbuchhaltung und Rechnungsbearbeitung einzuführen.

Die Realisierung des papierlosen Büros hatte beim Unternehmen junikum aus den genannten Gründen hohe Priorität. Dabei lag es nahe, die vermehrt als E-Mail eingehenden Eingangsrechnungen digital zu verarbeiten und zu archivieren. Die bestehende Buchhaltungssoftware syska stieß bei der Anbindung eines elektronischen Archivs an ihre Grenzen. Ebenso konnte syska den immer komplexer werdenden Anforderungen von junikum in Bezug auf Transparenz und Berichterstattung nicht mehr gerecht werden.

Bei der Suche nach Referenzen traf die Finanzleitung von junikum auf die Wohlfahrtsgesellschaft “Gut Hellberg mbH”, einem bestehenden FibuNet-Kunden, der ebenso wie junikum in kirchlicher Trägerschaft Jugendhilfeeinrichtungen der Erziehung und Bildung für männliche und weibliche Jugendliche unterhält. Ihrer Empfehlung folgend fiel die Entscheidung, FibuNet in den Auswahlprozess bei junikum einzubeziehen.

In den folgenden Workshops konnte FibuNet mit seiner konsequenten Ausrichtung auf Digitalisierung und Automatisierung überzeugen. Insbesondere gefiel die durchgängige Konzeption von der automatisierten Rechnungserfassung und -bearbeitung über den integrierten Buchungsprozess bis hin zur elektronischen Archivierung. Dies ermöglicht auf Knopfdruck die jederzeitige Sichtung des Buchungsbelegs aus der Einzelbuchung heraus. Darüber hinaus waren in FibuNet spezielle Anforderungen aus dem Geschäftsmodell, wie beispielsweise dezentrale Gruppenkassen, problemlos abbildbar.

Nach der Entscheidung zugunsten von FibuNet im Frühjahr dieses Jahres, erfolgte ab Sommer die Einführung. Kernthemen waren die Anbindung an die bestehende Systemumgebung sowie die Migration der Altdaten. Bei der Anbindung an die Branchensoftware myJugendhilfe waren neben der Übertragung der Ausgangsrechnungen Gruppenkassen-Kennzeichen zu berücksichtigen. Zu diesem Zwecke wurde eine gesonderte Schnittstelle programmiert. Für die Übertragung der Altdaten konnte die bei FibuNet verfügbare Schnittstelle FNSyska verwendet werden. Im Anschluss an die Basisschulungen für die Finanzbuchhaltung erfolgte die Installation und Einrichtung der Software für Rechnungsbearbeitung FibuNet webIC.

Der Nutzungsumfang von FibuNet umfasst die Version Enterprise einschließlich Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung sowie den gleichzeitigen Zugriff von drei Nutzenden. FibuNet webIC ist auf den gleichzeitigen Zugriff von fünf Nutzenden ausgelegt. Derzeit ist ein jährliches Volumen von rund 5.000 Eingangsrechnungen zu bearbeiten.

Laut Frau Heike Hebing, Bereichsleitung Finanzen/Controlling, haben bereits die Workshops mit FibuNet im Auswahlprozess zu einer Reihe erweiternder Erkenntnisse beigetragen: “Mit FibuNet konnten wir dem papierlosen Büro einen erheblichen Schritt näherkommen. Dazu trägt insbesondere die übergreifende, digitalisierte Prozessunterstützung von FibuNet webIC bei. Ganz nebenbei erfüllt FibuNet unsere spezifischen funktionalen Anforderungen problemlos und zeichnet sich durch eine sehr gutes Preis-/Leistungsverhältnis aus. Wir sind mit unserer Entscheidung zugunsten von FibuNet sehr zufrieden.”

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