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Die Hülpert Autohandelsgruppe in Dortmund nutzt die FibuNet–Finanzbuchhaltung bereits im sechsten Jahr. Aus dem großen Funktionsumfang von FibuNet mit vielen Branchenausprägungen resultiert ein gut funktionierendes Zusammenspiel mit dem Dealer–Management–System CROSS einschließlich Unterstützung des Branchenkontenrahmens BKR51.

Aufgrund der Größe des Unternehmens in Verbindung mit zwölf Betriebsstätten ist es eine Herausforderung, die zeitnahe Bearbeitung von jährlich bis zu 100.000 Eingangsrechnungen sicherzustellen, den vollständigen Überblick über den Stand der damit verbundenen Beträge zu
behalten sowie die sich aus den Rechnungen ergebenden Fristigkeiten einzuhalten. Schon die Logistik einer so hohen Zahl von Rechnungen ist zeitraubend, so dass sich Bearbeitungsstaus kaum verhindern lassen.

Ende 2019 wurde entschieden, die Rechnungsbearbeitung zu digitalisieren und weitgehend zu automatisieren. Es wurde ein Konzept für die gruppenweite Einführung von FibuNet webIC über die zwölf Standorte entwickelt. Begonnen wurde am Hauptstandort in Dortmund. Dort wurde für den Einsatz von FibuNet webIC ein gruppenweit einsatzfähiger Workflow konfiguriert. Dies beinhaltete auch die Einbindung der vor- und nachgelagerten Systeme über Schnittstellen.

Hohe organisatorische Anforderungen resultieren bei Hülpert neben der Anzahl der Standorte aus dem Geschäftsmodell mit verschiedenen Marken je Standort und einem zum Teil unterschiedlichen Spektrum an Dienstleistungen. Dies führte zu einer Unterteilung in rund 100 Bearbeitungsgruppen, in denen unterschiedliche Leistungen anfallen bzw. Eingangsrechnungen ausgelöst werden können und somit eine sinnvolle sachliche Prüfung sowie Freigabe dieser Rechnungen möglich ist.

Seit dem erfolgreichen Abschluss des Projektes Anfang 2022 werden standortübergreifend alle eingehenden Rechnungen über die OCR-Erkennung von CaptureThis! weitgehend automatisiert erfasst. Über den Workflow erfolgt unmittelbar mit Erfassung die Gruppenzuordnung für die weitere Bearbeitung. Alle Rechnungen sind sofort im Überblick. Über die integrierten Prüfungs- und Genehmigungsabläufe in Verbindung mit leistungsstarken Berichts- und Warnfunktionen wird die termingerechte Bearbeitung und Freigabe sichergestellt.

Laut Sascha Piekny, Projektleiter bei der Hülpert Shared Service GmbH, haben sich die mit der Einführung von webIC erhofften Ziele voll erfüllt. „Sämtliche Eingangsrechnungen sind jetzt dank FibuNet webIC sofort und vollständig im Blick. Der digitalisierte Bearbeitungsprozess ist nun steuerbar. Rechnungen müssen nicht mehr transportiert werden. Zeitverzögerungen wegen der Suche von Belegen in der Rechnungsbearbeitung gehören der Vergangenheit an. Nichts geht mehr verloren.“

Über die FibuNet GmbH
FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Reihe vorentwickelter Automatisierungspotenziale reduziert FibuNet den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in
buchhalterischen Prozessen. Die webbasierte Lösung FibuNet webIC unterstützt Unternehmen sehr effizient dabei, die zeitaufwändigen, wiederkehrenden Tätigkeiten in der Rechnungsbearbeitung drastisch zu reduzieren.

Die Vielzahl namhafter, zufriedener FibuNet–Kunden ist ein Qualitätsbeweis. Über 1.400 Unternehmen vertrauen auf die Kompetenz und die Qualität von FibuNet. Über 250 namhafte FibuNet–Kunden nutzen bereits erfolgreich FibuNet webIC für die optimierte Rechnungsbearbeitung.
FibuNet integriert sich problemlos in jede Umgebung. Der Datentransfer mit angebundenen Systemen erfolgt bidirektional und automatisch. Ob Kunden–/Lieferantenstammdaten, Buchungen von Ein–/Ausgangsrechnungen oder Bestandveränderungen, Kostenrechnung/Mengenbuchungen oder Daten aus dem Bereich der offenen Posten, alles kann per Schnittstelle ausgetauscht werden. Dabei sind die bereitgestellten Schnittstellen stets gesetzeskonform.

Im Rahmen des bundesweiten Netzwerkes „Berufsbildung ohne Grenzen“ informieren Berater:innen an Handwerks- sowie Industrie- und Handelskammern über die Möglichkeiten von beruflichen Auslandsaufenthalten und dessen finanzieller Förderung.

Die über 70 Beraterinnen und Berater haben ihren Sitz an Industrie- und Handelskammern (IHKs) sowie Handwerkskammern (HWKs) und sind auf einer Beraterlandkarte auf www.berufsbildung-ohne-grenzen.de verzeichnet. Initiiert wurde das Programm vom Deutschen Industrie- und Handelskammertag (DIHK) sowie dem Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) und wird vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) finanziell unterstützt.

Nach wie vor bleibt die Nachwuchs- und Fachkräftesicherung ein zentrales Thema bei kleinen und mittleren Unternehmen. Ein Instrument, um einen Mangel an Bewerbungen entgegenzuwirken, ist das Angebot von Auslandspraktika. Während Auslandssemester für viele Studierende fast schon selbstverständlich sind, besteht in der beruflichen Bildung bislang kaum Kenntnis darüber, dass Lernaufenthalte im Ausland auch während einer Ausbildung gesetzlich möglich sind. Mit dem Angebot von Auslandspraktika können KMU ihre Attraktivität als Ausbildungsbetrieb steigern.

Ziele

• Die Attraktivität und Qualität der beruflichen Aus- und Weiterbildung steigern
• Anzahl der Auslandsaufenthalte in der beruflichen Bildung erhöhen
• Auslandspraktika als regulären Bestandteil der Berufsbildung fördern
• Qualität von Auslandspraktika in der beruflichen Bildung sicherstellen

Leistungen

Die Beraterinnen und Berater helfen KMU bei der

• Organisation, Durchführung und Evaluierung von beruflichen Auslandsaufenthalten,
• Suche nach Fördermitteln und bei deren Beantragung (z. B. Stipendien über Erasmus+ und AusbildungWeltweit),
• Suche passender Praktikumsplätze im Ausland,
• Abstimmung des Aufenthalts zwischen Betrieb, Berufsschule, Teilnehmenden und Kammer,
• Vorbereitung der Teilnehmenden auf den Auslandsaufenthalt
• Aufnahme von Auszubildenden, jungen Fachkräften und Delegationen aus dem Ausland.

Vorteile von Auslandspraktika

Für Auszubildende:

• entwickeln ihre persönlichen, fachlichen, interkulturellen und sprachlichen Kompetenzen weiter
• qualifizieren sich für besonders verantwortungsvolle Tätigkeiten und für eine Mitarbeit in internationalen Handlungsfeldern
• lernen, sich neuen Herausforderungen zu stellen

Für Unternehmen (KMU):

• steigern ihre Attraktivität als Ausbildungsbetrieb und punkten beim Azubimarketing und -recruiting
• verfügen über ein wirksames Instrument zur Personalentwicklung und -bindung
• knüpfen internationale Kontakte und tauschen Fachkenntnisse aus

 WEITERE INFORMATIONEN

Es ist allgemein bekannt, dass die Digitalisierung unsere Gesellschaft maßgeblich transformieren wird. Gleichwohl ist es kein Geheimnis, inwiefern der technische Fortschritt mit einem deutlich erhöhten Ressourcenverbrauch einhergeht. Aufgrund dieser Konstellation erwartet die Gesellschaft auch von der Digitalindustrie ein erhöhtes Bewusstsein für nachhaltiges Wirtschaften und verantwortungsvolle technische Transformation.

Genau auf diese Problemstellung und anspruchsvolle Herausforderung gehen Nele Kammlott, BITMi-Vizepräsidentin und geschäftsführende Gesellschafterin bei kaneo GmbH – green IT solutions, sowie Daniela Kozian, PR- und Netzwerkmanagerin vom BITMi-Kompetenzzentrum IT-Wirtschaft, ein. In der Mittelstand-Digital-Sonderausgabe „WISSENSCHAFT TRIFFT PRAXIS – Digitalisierung und Nachhaltigkeit“ veröffentlichten die beiden Expertinnen jüngst ihren Essay zum Thema „Der Weg von Unternehmen in die Nachhaltigkeit“. In Ihrem Beitrag liefern die Autorinnen Einblicke, Überlegungen und praktische Vorstellungen, wie eine nachhaltige Digitalisierung in Unternehmen gelingen kann.

Aber lesen Sie selbst!

Hier geht es zur Sonderausgabe des Mittelstand Digital. Ab Seite 47 finden Sie den erwähnten Beitrag.

Der Ukraine-Krieg hat die internationalen Bemühungen um Energieabhängigkeit und Widerstandsfähigkeit der Lieferkette neu ausgerichtet. In diesem Zusammenhang sucht DG GROW gemeinsam mit dem europäischen BITMi-Dachverband European DIGITAL SME Alliance und der European Innovation Council and SMEs Executive Agency (kurz: EISMEA) nach europäischen Unternehmen, die digitale Lösungen anbieten, welche Energieunabhängigkeit und Nachhaltigkeit fördern. Die eingereichten Lösungen werden in einem Katalog zusammengefasst. Eine Jury wählt anschließend die besten Lösungen aus, welche dann in zwei Workshops vorgestellt werden.

„Wir müssen KMU aktiv unterstützen, um den digitalen Wandel zu beschleunigen. Mit der Workshop-Reihe „Get Digital“ wollen wir sicherstellen, dass führende digitale KMU in Europa, der Ukraine, Moldau und Georgien den Binnenmarkt nutzen können, um digitale Lösungen zu skalieren, die all unseren Branchen dabei helfen, umweltfreundlicher und widerstandsfähiger zu werden. Unser Binnenmarkt ist der beste Hebel, um die Digitalisierung voranzutreiben und unseren Industrien im heutigen globalen Kontext zu helfen“, erklärte Kerstin Jorna, Generaldirektorin der DG GROW.

„DIGITAL SME ist stolz darauf, mit der Europäischen Kommission zusammenzuarbeiten, um einen nachhaltigen digitalen Wandel zu unterstützen. Die gemeinsame Initiative „Get Digital“ zeigt das Innovationspotenzial unserer KMU, deren Lösungen die strategischen Probleme Europas, beispielsweise Energieabhängigkeit und Lieferkettenresilienz, angehen können“, sagte Dr. Oliver Grün, Präsident von DIGITAL SME und des BITMi.

Warum sollte mein Unternehmen teilnehmen?

Ihre innovativen Lösungen werden in einem umfassenden, europaweiten digitalen Katalog von Anwendungsfällen vorgestellt. Dieser soll innovative digitale Geschäftslösungen auflisten, die der EU, der Ukraine, Moldau und Georgien helfen können, ihre Abhängigkeit von Öl, Gas und anderen Rohstoffen zu verringern, den Energieverbrauch insgesamt zu senken und die Widerstandsfähigkeit der europäischen Industrie in der Lieferkette zu stärken.

Indem Sie mit Ihren digitalen Business-Lösungen teilnehmen, sind Sie in der Lage, Ihre innovative digitale Technologie sowie Ihr Geschäftsmodell zu fördern und Ihre geschäftliche Präsenz im traditionellen Branchenumfeld zu erhöhen.

Die Workshops

Um die Initiative bekannt zu machen, werden folgende zwei Workshops organisiert, in welchen u. a. die besten digitalen Lösungen vorgestellt werden:

• Der erste Workshop „Get Digital: Go Green“ konzentriert sich auf digitale Lösungen, die den Gesamtenergieverbrauch im Geschäftsbetrieb senken können.
• Der zweite Workshop „Get Digital: Be Resilient“ befasst sich mit digitalen Lösungen, die die Widerstandsfähigkeit der europäischen Industrie in der Lieferkette unterstützen.

Teil des digitalen Katalogs werden

Alle eingereichten digitalen Business-Lösungen werden im einem Katalog aufgeführt. Alle Bewerber können an den Workshops teilnehmen, auch wenn ihre Business-Lösung nicht in der Hauptpräsentation der digitalen Lösungen enthalten ist.

Eine Jury aus unabhängigen Investment- und Businessmanagern sowie Energie-, Digital- und Nachhaltigkeitsexperten hilft bei der Auswahl der Unternehmen, die ihre Business-Lösung beim Workshop präsentieren. Die Jury wird den Katalog nach den wirkungsvollsten und besten Lösungen durchsuchen.

Weitere Informationen finden Sie auf der Homepage von DIGITAL SME sowie im Call for Expression of Interest.

Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte an Giulia Zampedri (g.zampedri@digitalsme.eu).

Auch dieses Jahr findet die UIG Tagung statt. Am 22. September will UIG Fokus auf das Thema „Inklusion betrifft uns alle“ legen.

Auf der UIG-Tagung 2022 soll mit Expert:innen aus Wissenschaft und Praxis diskutiert werden, wie eine digitale Inklusion als integraler Bestandteil einer guten Usability und positiven User Experience erfolgreich umgesetzt werden kann. Von besonderem Interesse dabei ist es mittelständische Unternehmen und UUX-Dienstleister zu vernetzen.

Die Digitalisierung ist integraler Bestandteil aller Lebensbereiche geworden. Für eine erfolgreiche Digitalisierung haben viele Unternehmen die Bedeutung von Usability und User Experience (UUX) als entscheidenden Wettbewerbsvorteil erkannt. Die konsequente Umsetzung einer menschzentrierten Digitalisierung bedeutet jedoch zusätzlich, dass alle Menschen uneingeschränkten Zugang zu digitalen Technologien haben und digitale Technologien auch die Vielfalt unserer Gesellschaft reflektieren.

UIG ist noch auf der Suche nach Speakern, welche einen Vortrag in folgenden Themenbereichen halten würden, Themenbereich #1: Digitale Barrierefreiheit, Themenbereich #2: Inklusive Intelligente Systeme und Themenbereich #3: Inklusives Design. Das konkrete Thema darf natürlich selbst entschieden werden, das kann z.B ein interessantes Projekt oder ein interessanter Bericht sein.

Unabhängig vom Rahmenthema sind auch allgemeine Vorträge und Workshops zu aktuellen UUX Themen sehr willkommen – insbesondere dann, wenn sie Erfahrungen aus Praxisprojekten oder neue wissenschaftliche Entwicklungen reflektieren.

Zentrale Termine:

31.5.2022 Einreichungsschluss für Abstracts für Vorträge oder Workshops

10.6.2022 Auswahl der Präsentationen und Workshops

30.6.2022 Kurzlebenslauf, Bild und überarbeitetes Abstract sind online

22.9.2022 UIG-Tagung 2022

Weitere Informationen finden Sie hier.

Die bei der PEARL. GmbH seit über 23 Jahren eingesetzte FibuNet-Software umfasst die Bereiche Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Konzernabrechnung sowie BankBlitz XL für die automatisierte Massenbearbeitung von Bankbuchungen. Die verfügbaren Schnittstellen zu Amazon, eBay und PayPal unterstützen dabei die Erfassung und Bearbeitung bargeldloser Zahlungen im Online-Handel. Insgesamt arbeiten bei PEARL aktuell 35 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit der Finanzbuchhaltungssoftware von FibuNet.

Die stetige Optimierung und Automatisierung der Abläufe im Rahmen der Digitalisierungsstrategie führte konsequenterweise dazu, sich bei PEARL auch mit FibuNet webIC als Lösung für eine optimierte Rechnungsbearbeitung auseinanderzusetzen. Dies umfasst die digitale Erfassung sowie die webbasierte Prüfung, Bearbeitung und Freigabe aller Eingangsrechnungen.

Dabei sind eine Reihe von Besonderheiten zu berücksichtigen, die mit dem Geschäftsmodell von PEARL zusammenhängen. Ein Großteil der eingekauften Artikel wird aus Ländern bezogen, in denen die Vorabzahlung des Einkaufsvolumens vor Lieferung üblich ist. Für dieses Auslandsgeschäft müssen in einem separaten Workflow zunächst Proforma-Rechnungen erfasst und bearbeitet werden. Vor Abschluss des Prozesses müssen diese dann jeweils durch offizielle Rechnungen, sogenannte „Commercial Invoices“ ersetzt werden und in die Warenwirtschaft bzw. Finanzbuchhaltung überspielt werden. Dazu war es erforderlich, das von PEARL selbst entwickelte Warenwirtschaftsprogramm an FibuNet webIC anzubinden.

Seit Mitte 2021 ist webIC bei PEARL produktiv im Einsatz. Nach Implementierung der OCR-Erkennung CaptureThis! im März dieses Jahres werden die Rechnungsbelege zunehmend automatisiert erfasst. Der individuell konfigurierte Workflow lenkt die Rechnungen der Handelswaren und die für die Kostenrechnung relevanten Rechnungen in zwei separate Bearbeitungsschienen. Die für die warenwirtschaftsspezifischen Prüfungen erforderlichen Bestands- und Rechnungsdaten werden über den webIC-Agent zwischen webIC und dem Warenwirtschaftssystem automatisiert transferiert bzw. ausgetauscht.

Der hochkomplexe Prüfprozess, der neben der sachlichen Prüfung auch die formale Prüfung länderspezifischer Umsatzsteuerberechnungen umfasst, endet nach Genehmigung und Freigabe mit der Übernahme der buchungsrelevanten Daten in die Finanzbuchhaltung einschließlich der Verknüpfungen mit den digital archivierten Rechnungsbelegen. In den von FibuNet webIC unterstützten und der Finanzbuchhaltung vorgelagerten Rechnungsbearbeitungsprozess sind bei PEARL über 50 User einbezogen.

Laut Paul Zarczynski, zuständiger Projektmanager der PEARL. GmbH, hat sich das webIC als äußerst flexibel erwiesen. Alle spezifischen Anforderungen einschließlich des hochkomplexen Workflows konnten umgesetzt werden. Das System benötigt wenig Schulungsaufwand, ist intuitivbedienbar und insgesamt sehr anwenderfreundlich. Nach eigenen Berechnungen beträgt dieZeitersparnis bei der Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen rund 35 %, so dass sich die Lösung bereits nach kurzer Zeit bezahlt gemacht hat.

Auch Christian Allinger, Managing Director der PEARL GmbH sowie Martin Zylowski, Chief Financial Officer, äußern sich zufrieden: „FibuNet ist unserem Tempo, unserem Volumen und unserer Flexibilität absolut gewachsen. Mit FibuNet haben wir einen starken Partner, um unsere Digitalisierungsstrategie weiterhin umzusetzen.“