Iris Albertin Keine Kommentare

Rasend schnelle Umstellung von SAP auf FibuNet in der Autohaus KAHLE-Gruppe

 Die Autohaus KAHLE-Gruppe blickt auf eine langjährige Tradition zurück. Aus dem einstigen Kleinbetrieb mit Ersatzteil-Schmiede hat sich seit Gründung im Jahr 1937 bis heute der größte Volkswagen-Partner in der Stadt und in der Region Hannover mit insgesamt sieben Standorten entwickelt. In dem mittelständischen Unternehmen, das sich nach wie vor in Familienhand befindet, sind bereits Familienmitglieder der dritten Generation bis hin auf Geschäftsführungsebene tätig. Die langfristige Ausrichtung des Unternehmens in Verbindung mit einer hohen Ver-antwortung für Mitarbeiter und Kunden sind die Basis für den Erfolg in einem schwierigen Geschäftsumfeld. Ein wichtiger Meilenstein war in diesem Zusammenhang die Übernahme der Autohaus Schulze Gruppe einschließlich des gesamten Mitarbeiterteams, mit der das Netzwerk um die Standorte in Nienburg und Stadthagen erweitert werden konnte. Damit verbunden war die Entscheidung, das für Schulze gehostete SAP BASIC zügig auf die in der KAHLE Gruppe genutzte FibuNet-Software umzustellen, was innerhalb von Tagen erfolgreich realisiert werden konnte. 

Kaltenkirchen, 03.12.2024. Die Autohaus KAHLE-Gruppe hat mit der Übernahme des in Nienburg und Stadthagen ansässigen Autohauses Schulze zum 01.09. dieses Jahres ihre Marktposition im Umland von Hannover weiter ausgebaut. Während KAHLE seit vielen Jahren FibuNet als Software für Rechnungswesen nutzt, war bei Schulze eine gehostete Version von SAP BASIC im Einsatz. Ziel war es deshalb, die kaufmän-nischen Anwendungen so schnell wie möglich zu vereinheitlichen und in den ehemaligen Schulze-Betriebs-stätten SAP auf FibuNet Enterprise umzustellen. Um parallele Systemwelten und gleichzeitig zeitliche Über-schneidungen in den Jahresabschlüssen zu vermeiden, wurde als Stichtag für die Umstellung der Zeitpunkt der Übernahme zum 01.09.2024 vorgegeben. 

Ein Schwerpunkt in der Marktausrichtung von Scopevisio FibuNet liegt im Bereich von Autohäusern. Das damit verbundene Erfahrungsspektrum umfasst hunderte erfolgreicher Umstellungen von Altsystemen ein-schließlich SAP auf FibuNet. Einen vergleichbar ehrgeizigen Zeitplan wie bei KAHLE hatte Scopevisio FibuNet bislang allerdings kaum zu meistern. Daneben gab es jedoch noch weitere besondere Anforderungen. 

Autohaus Schulze legte Kalenderjahre als Wirtschaftsjahre zugrunde, während das Wirtschaftsjahr bei KAHLE davon abweichend vom 01.09. bis 31.08. des Folgejahres läuft. Als eine weitere Herausforderung entpuppte sich die Altdatenübernahme. Schulze setzte zwar als DMS wie KAHLE VaudisX ein, in VaudisX sind die Kundennummern jedoch nicht gleich den Debitorennummern aus SAP. Im Rahmen der Übernahme musste zudem der Kundenstamm vereinheitlicht werden und der Kundenstamm aus der Schulze Gruppe in den Kundenstamm der KAHLE Gruppe integriert werden. Darüber hinaus musste für die Übernahme aus SAP der GDPdU-Export um SKR51-Merkmale erweitert werden. 

Der herausfordernde Projektplan wurde letztlich eingehalten. Am 06.09.2024 konnten die FibuNet-Anwen-dungen für die ehemaligen Schulze-Betriebsstätten mit korrekt eingespielten Altdaten live gehen. Bei KAHLE befindet sich jetzt gruppenweit die auf Autohäuser ausgerichtete Version von FibuNet Enterprise im Einsatz. Ergänzend zur Finanzbuchhaltung nebst FibuNet Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung deckt das An-wendungsspektrum u.a. Banking, OP-Analyse und Reporting ab. Daneben sind autohausspezifische Funkti-onen integriert, wie beispielsweise Kontenartenkombination bzw. Schnittstellen zu Berichtsanwendungen des VW-Konzerns. Der Nutzungsumfang beträgt 18 User, darunter 10 mit rein lesenden Rechten. 

Laut Herrn Brandes, kaufmännischer Leiter der KAHLE-Gruppe, bestand hinsichtlich des ehrgeizigen Zeit-plans eine gewisse Skepsis, zumal es bei Migrationsprojekten mit anderen IT-Anbietern in der Vergangen-heit negative Erfahrungen gab. Umso größer war die Freude, dass bei diesem Projekt alles „erstaunlich leichtfüßig“ von statten ging: „Unsere in diesem Fall sehr hochgeschraubten Erwartungen an Scopevisio FibuNet wurden sogar übertroffen. Wieder einmal wurde die hohe Kompetenz der Projektleiter aus dem Hause Scopevisio FibuNet erfolgreich unter Beweis gestellt.“ 

Über Autohaus KAHLE Gruppe 

Die Marken rund um den Volkswagenkonzern bilden das Herzstück der KAHLE Gruppe. An den sieben Standorten in Hannover, Wedemark, Wunstorf, Neustadt am Rübenberge, Nienburg/Weser, Stadthagen, Walsrode, bietet Autohaus KAHLE kompetenten Service von A bis Z. Modernste Werkstatttechnik, professi-onelles Know-how und ein starkes Vertriebsnetz für Neu- und Gebrauchtwagen sichern uneingeschränkte Mobilität für Kundinnen und Kunden. 

Das Familienunternehmen blickt auf eine langjährige Tradition zurück. Aus dem einstigen Kleinbetrieb mit Ersatzteil-Schmiede hat sich bis zum heutigen Tage der größte Volkswagen-Partner im erweiterten Umland von Hannover entwickelt. Mit rund 420 Mitarbeitenden erwirtschaftet die KAHLE Gruppe einen Umsatz von rund 100 Mio. Euro. 

Das enge Netz von Autohäusern und deren Nähe zueinander sollen den Kundinnen und Kunden ein Höchst-maß an Verfügbarkeit und Service rund um die Marken Volkswagen, Volkswagen Nutzfahrzeuge, Seat und Skoda sowie Audi Service bieten. Auch das Thema „Nachhaltigkeit“ spielt bei KAHLE eine wichtige Rolle! So sind Dienstleistungen und Produkte darauf ausgerichtet, eine nachhaltige und umweltfreundliche Mobilität zu fördern. 

Über die Scopevisio FibuNet GmbH 

FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Vielzahl vorentwickelter Automatisierungs- potenziale hilft FibuNet konsequent dabei, den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in buchhalterischen 

Prozessen erheblich zu reduzieren. Das hochprofessionelle, 100% GDPdU- & GoBD- zertifizierte Buchfüh-rungsprogramm ist eine ideale Lösung für mittelständische Unternehmen, die hohen Prüfungspflichten un-terliegen. 

Die Scopevisio FibuNet GmbH ist seit Mitte 2023 Teil der Scopevisio-Gruppe. Die Scopevisio AG ist führend im Bereich mandantenfähiger Unternehmenssoftware. Durch die Übernahme von FibuNet integriert Scopevisio zusätzliches Know-how in die Gruppe, um sich als ein führender Champion im betrieblichen Finanz- und Rechnungswesen für den gehobenen Mittelstand zu etablieren. 

Die Vielzahl namhafter, zufriedener FibuNet-Kunden ist ein Qualitätsbeweis. Über 1.500 Unternehmen ver-trauen auf die Kompetenz und die Qualität von FibuNet, wie beispielsweise Berliner Effektengesellschaft, Hurtigruten, ROLLER Möbel, Feser-Graf Automobilhandelsgruppe, Netto Marken-Discount und Pearl GmbH. 

FibuNet integriert sich problemlos in jede Umgebung. Der Datentransfer mit angebundenen Systemen erfolgt bidirektional und automatisch. Ob Kunden-/Lieferantenstammdaten, Buchungen von Ein-/ Aus-gangsrechnungen oder Bestandsveränderungen, Kostenrechnung/Mengenbuchungen oder Daten aus dem Bereich der offenen Posten, alles kann per Schnittstelle ausgetauscht werden. Dabei sind die bereitgestell-ten Schnittstellen stets gesetzeskonform. 

Iris Albertin Keine Kommentare

Entwässerungs-Genossenschaft LINEG setzt auf argvis

Die LINEG (Linksniederrheinische Entwässerungs-Genossenschaft) ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts, die auf dem linksrheinischen Gebiet zwischen dem Norden von Krefeld bis Xanten für die Abwasserentsorgung und Vorflutsicherung sowie stellenweise für die Grundwasserregulierung zuständig ist. Um all diese Bereiche mit einheitlichen Prozessen instand zu halten, suchten die Verantwortlichen bei der LINEG Anfang 2023 nach einer Lösung – und wurden bei argvis fündig.

Das Ziel dieses bevorstehenden Projekts war also einheitliche und transparente Prozesse für alle Bereiche der Instandhaltung zu schaffen. Dabei sollten alle SAP PM-Prozesse (Plant Maintenance) harmonisiert und mobilisiert sowie mit einer modernen Oberfläche versehen werden, um die Abläufe zu optimieren. Dazu Marco Hünseler, Leiter Instandhaltungsmanagement bei der LINEG: „Ab Frühjahr 2023 wurde intensiv nach einer geeigneten Lösung gesucht. Nachdem wir im Abstand von sechs Monaten die Entwicklung bei argvis und der Instandhaltungs-Lösung argvis; Maintenance Portal sehen konnten, war für uns klar, dass dieses System zu uns passen würde. Unser Anspruch war eine mobile, schlanke und einfache Lösung für die Anwender im Feld. Und genau das alles erfüllt das argvis; Maintenance Portal.“

 

„Einfachheit und Flexibilität der argvis-Lösung“

Zu den geforderten Hauptprozessen und funktionalen Anforderungen, die heute vom argvis; Maintenance Portal abgedeckt werden, gehören die mobile Meldungs- und Auftragsbearbeitung, die Zeitbuchung, die Checklistenbearbeitung mit Checklistengenerator sowie die Anbindung an unsere Leittechnik und die damit zusammenhängende API-Integration der LINEG PLS-Leitstelle – inklusive Verwaltung des Equipments und intelligente Verknüpfung der Objekte. „Den Ausschlag für argvis gaben neben den schnellen Reaktionszeiten des Anbieters vor allem die ausgearbeiteten funktionalen Lösungsansätze im ersten Workshop sowie die Einfachheit und Flexibilität der Lösung“, fasst Hünseler die Entscheidungsfindung zusammen.

 

Erfolgreiche Implementierung dank intensiven Testphasen und langsamen Ausrollen

Das Kernteam der Implementierung bestand aus zwei Instandhaltern mit Schnittstellen zur IT; dazu Marco Hünseler: „Nachdem im Oktober 2023 der Auftrag an argvis erging, hatten wir schon zwei Monate später ein lauffähiges Entwicklungssystem“ Dieses Entwicklungssystem wurde dann im Februar 2024 in ein sogenanntes Testsystem umgezogen, Hünseler erinnert sich: „Viel Entwicklung- und Weiterentwicklungsarbeit, intensive Testphasen sowie Produktoptimierungen begleiteten uns in dieser Zeit.“ Die Produktivsetzung des argvis; Maintenance Portals erfolgte im Juni 2024 mit etwa 20 Anwendern, bestehend aus Meistern und Handwerkern. „Im Oktober 2024 konnten wir das System für alle 80 MitarbeiterInnen in der Instandhaltung scharf schalten“, so der Leiter des LINEG-Instandhaltungsmanagements.

Die Gründe für den Erfolg der Implementierung seien das kleine Kernteam, intensive Testphasen und das langsame Ausrollen in die Mannschaft gewesen. Heute können die MitarbeiterInnen Kernanwendungen wie Auftragsbearbeitung, Auftragsüberwachung, und Auftragsplanung und Mitarbeiterplanung – auch mobil – vollumfänglich nutzen. Zu den Fachbereichen, in denen die argvis-Lösung eingesetzt wird, zählen außer Wartung und Instandsetzung von Wasser- und Abwassernetzen auch die Disposition durch die Meister sowie Auswertungen durch das Management – ganz im Sinne eines Management-Informationssystems.

 

argvis; Maintenance Portal aus Instandhaltungsalltag nicht mehr wegzudenken

Für Marco Hünseler ist das argvis; Maintenance Portal mit seinen vielen Vorteilen aus dem Instandhaltungsalltag der LINEG nicht mehr wegzudenken: „Neben der Reduzierung von System- und Medienbrüchen haben unsere MitarbeiterInnen im Feld auch vollen Zugriff auf das Dokumentenmanagementsystem in SAP. Zudem brauchen wir weniger Papier und haben alle Informationen in Echtzeit verfügbar.“ Auch Mehrfacharbeiten wie das Erfassen und Übertragen von Informationen in das SAP-System sowie der Aufwand für die Zeiterfassung konnten dank argvis deutlich reduziert werden – nicht zuletzt durch das perfekte Zusammenspiel mit anderen SAP-Komponenten, Hünseler ergänzt: „Die sehr gute Schnittstelle vom argvis; Maintenance Portal nach SAP Materials Management (SAP MM) und SAP Human Resouces (SAP HR) ist voll in Funktion- genauso wie die Schnittstelle zur Leittechnik.“

 

Das große Ziel des argvis-Projekts wurde erreicht

Heute nutzen 80 LINEG-MitarbeiterInnen das argvis; Maintenance Portal in allen Bereichen der Instandhaltung wie Maschinentechnik, Elektrotechnik, Gewässerunterhaltung und Störungsdienst. „Erste Kollegen aus dem Betrieb nutzen die mobile App und die Web-App der argvis-Lösung“, ergänzt Hünseler, „unser Ziel für 2025 ist die Einbindung weiterer Standorte und Fachbereiche mit insgesamt dann ~150 MitarbeiterInnen.“

Das große Ziel des argvis-Projekts, einheitliche Prozesse für alle Bereiche der Instandhaltung, wurde erreicht, dazu Marco Hünseler: „Dazu beigetragen haben zahlreiche Funktionalitäten und Vorteile des argvis; Maintenance Portals, wie etwa das moderne Design und moderne Funktionen, reduzierte Eingabemasken im Vergleich zum SAP-Standard, ein direkter Informationsfluss aus dem Feld ins Büro, die direkte Zeiterfassung und Rückmeldung. Große Vorteile und Zeitgewinn bringen auch die direkte Planung und Verteilung von Aufträgen während der Bereitschaft sowie die Möglichkeit der Navigation anhand der eingebundenen Geodaten.“

 

„Sehr ergebnisorientiert, mit sehr guten Reaktionszeiten und immer die passenden Lösungen zur Hand“

Was die mobile Erfassung von Störmeldungen betrifft, hat das argvis; Maintenance Portal auch hier die LINEG einen großen Schritt vorangebracht, dazu Instandhalter Hünseler: „Mittlerweile hat dieses Thema einen großen Stellenwert für uns, da durch die mobile Erfassung die Personen vor Ort die Möglichkeit haben, diese selbst zu erfassen. In der Vergangenheit wurden diese handschriftlich erfasst und der Vorgesetzte musste diese ins SAP-System übertragen.“

Auf den Punkt gebracht, sind es fünf Punkte, die für die LINEG den größten Nutzen der neuen Lösung abbilden (siehe Kasten unten).

  1. Höhere Qualität der Rückmeldung
  2. Nutzung vorhandener Informationen, daher erhöhter Informationsgehalt für die Mitarbeiter im Feld
  3. Reduzierung von Nebenzeiten
  4. Vereinfachung der Aufträge durch Nutzung von Checklisten
  5. Transparenz im Vergleich zum SAP System

Auch trägt die neue Software messbar zur Reduzierung der Kosten und zur Zeitersparnis bei. So konnte alleine der monatliche Papierverbrauch um etwa 5.000 bis 10.000 Blatt gesenkt werden. „Dazu kommen eine Zeitersparnis bei der Zeiterfassung, bei den Vorgesetzten durch Wegfall der Meldungserstellung und der Pflege von Datei-Anhängen und eine Zeitersparnis bei der Auftragszuordnung und Nachverfolgung“, zählt Marco Hünseler die verschiedenen Punkte zufrieden auf. argvis habe alle Anforderungen und Prozesse abdecken können, auch alle Sonderfälle hätten gelöst werden können. „Viele Extrawünsche konnten zudem zeitnah und ohne großen Aufwand umgesetzt werden. Summa summarum lässt sich sagen, dass das ganze Projekt und die Zusammenarbeit mit argvis sehr gut liefen: Sehr ergebnisorientiert, mit sehr guten Reaktionszeiten und immer die passenden Lösungen zur Hand“, so Hünseler abschließend.

Wasser ist das Element der LINEG. Ihre Hauptaufgaben sind: Grundwasser schützen, Abwasser reinigen, Fließgewässer regulieren und Wasserläufe naturnah ausbauen. Seit mehr als 100 Jahren garantiert die ‚Linksniederrheinische Entwässerungs-Genossenschaft‘ eine Wasserwirtschaft aus einer Hand. Heute können knapp 500.000 Bürgerinnen und Bürger, die im Verbandsgebiet am linken Niederrhein leben, der Arbeit der LINEG vertrauen. Das Ziel ist es, die gesetzlichen Aufgaben zu erfüllen, indem die genossenschaftlichen Interessen mit der gesellschaftlichen Verantwortung in Einklang gebracht werden – vor allem im Sinne der Wasserrahmenrichtlinie der Europäischen Union – mit Hilfe von sechs Kläranlagen sowie mehr als 150 Grundwasser-, 70 Vorflut-, 55 Abwasser und 13 Hochwasserpumpanlagen sowie einer Vielzahl von diversen wasserwirtschaftlichen Bauwerken, wie Regenrückhaltebecken oder Staukanälen.

Marco Hünseler zum argvis; Maintenance Portal: „Neben der Reduzierung von System- und Medienbrüchen haben unsere MitarbeiterInnen im Feld auch vollen Zugriff auf das Dokumentenmanagementsystem in SAP. Zudem brauchen wir weniger Papier und haben alle Informationen in Echtzeit verfügbar.“ Bild: LINEG

 

Iris Albertin Keine Kommentare

Kombination von eEinkauf & eVergabe leicht gemacht!

TEK-SERVICE AG & B_I MEDIEN GmbH bündeln Kompetenzen

(Lörrach-Haagen, )

Verwaltungen und Organisationen der öffentlichen Hand wissen: Einkauf und Vergabe gehören zusammen. Im Idealfall lassen sich beide Themenfelder digital steuern. Das schafft Arbeitserleichterung, Transparenz und führt zu Daten, die sich automatisiert weiterverarbeiten lassen. In Zeiten knapper Personalressourcen und eines zunehmend komplexer werdenden Vergaberechts steigt darüber hinaus der Bedarf an Service und Unterstützung.

So erwartet der Einkauf einer Verwaltung die Erzeugung elektronischer Leistungsverzeichnisse auf Knopfdruck. Im Anschluss daran wünscht sich die Vergabestelle die Übernahme der Ausschreibungsmodalitäten, sowie die Durchführung der Vergabe als weiteres Serviceangebot. Die entsprechende Zuschlagsdatei, basierenden auf dem elektronisch erzeugten Leistungsverzeichnis, findet ihren Weg in Form eines elektronischen Kataloges, termin- und fristgerecht zurück ins „eigene“ Einkaufsportal.

Auf vielfachen Wunsch von Verwaltungen wird nun dieses Modell, durch die Zusammenarbeit der
B_I MEDIEN GmbH & TEK-SERVICE AG Realität.

TEK-SERVICE AG ist seit 2000 bundesweit tätiger Einkaufsdienstleister der öffentlichen Hand. Mittels webbasierender Technologie und branchenspezifischen Services steuern Verwaltungen und Organisationen ihren Einkauf im operativen Tagesgeschäft digital. Das führt zu Transparenz, Steuerungsmöglichkeiten, hoher Wirtschaftlichkeit und strategischen Mehrwerten. Im Nebeneffekt stehen elektronische Leistungsverzeichnisse auf Knopfdruck für den Kunden Verwaltung zur Verfügung.

B_I MEDIEN GmbH ist langjähriger Partner im Bereich öffentliche Beschaffung. Zur weitreichenden Produktpalette ist nun die unterstützende Dienstleistung „Verfahrensabwicklung“ hinzugekommen. Das Team der B_I MEDIEN GmbH kümmert sich dabei um die sichere, formale Abwicklung des Vergabeverfahrens, übernimmt die Bieterkommunikation, die Erstellung der Vergabe, inklusive der Terminkettensteuerung, sowie der Angebotseröffnung. Das sorgt für Arbeitsentlastung und schafft Freiräume für die Kernaufgaben ihrer Kunden, wie das Zusammenstellen der Vergabeunterlagen, oder die Koordinierung der Fachplaner. Bei Bedarf lassen sich die Dienste mit erfahrenen Partnern um den Bereich Rechtsberatung erweitern.

Die Zusammenarbeit zwischen TEK-SERVICE AG und B_I MEDIEN GmbH bietet Verwaltungen und Organisationen ab sofort die perfekte Lösung, eEinkauf & eVergabe zu kombinieren. „Einfach machen zu lassen“.

Iris Albertin Keine Kommentare

Instandhaltung mit SAP PM – aber einfach

Interview mit Frank Ostwald, Head of Sales und Marketing bei der argvis; GmbH, über ein benutzerfreundliches und mobiles SAP PM

 

Mit dem argvis; Maintenance Portal Wartungs- und Instandhaltungsprozesse optimieren

 

Zahlreiche Instandhaltungsabteilungen suchen nach einer benutzerfreundlichen und leicht bedienbaren Alternative zum SAP GUI für SAP PM / SAP EAM. „Im Gegensatz zu den meisten mobilen SAP-Instandhaltungslösungen bieten wir mit dem argvis; Maintenance Portal eine umfassende Lösung, die gleich zwei Anforderungen erfüllt. Sie können damit sowohl am Monitor im Dashboard als auch mobil auf einem Smartphone oder Tablet intuitiv mit SAP PM arbeiten – und das ohne die Komplexität des SAP GUI“, erläutert Frank Ostwald, Head of Sales und Marketing bei der argvis; GmbH.

 

 

Herr Ostwald, wie stellt argvis; sicher, dass das Maintenance Portal eine benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche bietet, besonders im Vergleich zu traditionellen SAP GUI-Systemen?

 

Für viele Instandhalter ist SAP die unbeliebteste Instandhaltungssoftware. Dies liegt unter anderem an den sehr unübersichtlichen Masken mit diversen Reitern und unzähligen Eingabefeldern. Abgesehen von Key Usern ist damit das SAP PM für die meisten Anwender wenig intuitiv und benutzerfreundlich.

argvis; bietet mit dem Maintenance Portal neben der mobilen Instandhaltungslösung auch eine sogenannte Web-App. Diese Anwendung ist browserbasiert und ermöglicht insbesondere den Planern, Meistern und Disponenten eine sehr einfache Handhabung des Systems.

Die in Kacheln angelegten Icons zeigen übersichtlich die Stammdaten, Bewegungsdaten usw. Beim Klick auf zum Beispiel „Technischer Platz“ öffnet sich eine Liste mit allen Einträgen. Nach der Auswahl eines Technischer Platzes, kann der Anwender dort alle Meldungen und Aufträge ansehen und beispielsweise in das zugehörige Equipment abspringen.

Alle Anwendungen sind untereinander vernetzt und das Maintenance Portal bietet auch im Standard ein Cockpit für Auswertungen, eine Plantafel zur Disposition der Mitarbeiter, einen Störbericht und vieles andere mehr.

 

 

Welche spezifischen Funktionen bietet die mobile Instandhaltungslösung von argvis; und wie tragen diese zur Effizienzsteigerung im Feld bei?

 

Die Mobile App des argvis; Maintenance Portals kann sowohl auf dem Smartphone als auch auf dem Tablet der Betriebssysteme iOS, Android und Windows on- und offline genutzt werden. Der Instandhalter kann Störmeldungen mit Foto / Video / Audio aufnehmen.

Aufträge und Vorgänge werden ihm per Push- Benachrichtigung auf seinem Handy angezeigt.

Rückmeldungen kann er inklusive Material- und Zeitrückmeldung erstellen. Bei der Auftragsbearbeitung werden ihm auch notwendige Dokumente auf dem mobilen Endgerät angezeigt und er kann selbst Dokumente hinzufügen.

Ersatzteile kann der Instandhalter mobil suchen und Messwerte können mobil erfasst werden. Checklisten, basierend auf Prüflosen beziehungsweise Merkmalen oder selbst erstellten Rundgängen können mobil bearbeitet werden und final als Bericht in PDF-Form mit Unterschrift erzeugt werden.

Kurz gesagt: Dieser Funktionsumfang der Mobile-App eliminiert lästige Wegezeiten, umständliche Materialsuche und eine fehlerhafte Auftragsbearbeitung in Papierform, da alle Tätigkeiten digital durchgeführt werden können.

 

 

Wie einfach ist es für Unternehmen, die argvis;-Lösungen in ihre bestehenden SAP PM- Systeme zu integrieren? Gibt es spezielle Anpassungen, die notwendig sind?


Die Installation der argvis;-Lösung ist für den Kunden sehr einfach. Es erfolgt eine Auslieferung der Softwarekomponenten. Diese Transporte werden durch die SAP / IT Abteilung des Kunden in sein SAP ERP System eingespielt. Der Aufwand auf Kundenseite beträgt dabei zwei bis drei Personentage.

Eine Anpassung des SAP PM Systems ist nicht notwendig. Letztlich werden die Daten aus dem SAP PM über die Middleware-Lösung der argvis;, basierend auf einem NodeJS-Server über das SAP Gateway per Odata Services ausgetauscht. Die Systemarchitektur folgt dem sogenannten SAP CAP Model, womit auch NON-SAP-Systeme integriert werden können, also beispielsweise externe Lieferantenkataloge und die Abbildung von Sensordaten, die über eine OPC UA Schnittstelle angebunden werden.

argvis; bietet die Anwendung als On Premise-Variante und auch als Cloudversion an. Die Web-Anwendung des Portals basiert auf SAPUI5 und die native Mobile App auf .NET MAUI. Die Lösung läuft unter SAP ECC 6.0 sowie S/4.

 

 

Können Sie Beispiele aus der Praxis nennen, in denen die einfache Bedienung des argvis; Maintenance Portals zu einer signifikanten Verbesserung der Arbeitsabläufe geführt hat?

Sehr viele Instandhaltungsbereiche nutzen in ihrer täglichen Arbeit Checklisten in Papierform. Diese Dokumente füllt der Instandhalter während seiner Schicht aus und danach werden sie irgendwo abgeheftet und teilweise werden Daten händisch in das SAP PM System übernommen.

Mit diesen Checklisten werden Messwerte erfasst, Zustände aufgenommen, Maschinen geprüft etc. Weiterhin werden einzelne Arbeitsschritte beschrieben, wo der Mitarbeiter zunächst eine Maschine abschalten muss, Sicherheitsregeln befolgen muss, bevor er zum Beispiel das Getriebe prüft und das Kugellager schmiert.

argvis; bietet mit dem Maintenance Portal die Nutzung digitaler Checklisten auf Basis von Prüflosen beziehungsweise Merkmalen aus dem SAP QM. Die Erzeugung derartiger Unterlagen ist im SAP aber sehr aufwendig.

Alternativ können Instandhalter in der argvis; Lösung selbst sogenannte Rundgänge anlegen mit den vorgenannten Parametern. Die Daten werden ebenfalls digital erfasst und der Bericht als PDF mit Unterschrift im SAP PM abgelegt.

 

 

Wie sehen Sie Ihre Lösung im Markt im Vergleich zum Wettbewerb?

 

Das argvis; Maintenance Portal ist mit der Markteinführung im Jahr 2021 die jüngste Anwendung im Wettbewerb für eine digitale Nutzung von SAP PM. Mittlerweile konnten wir ein Dutzend Kunden im DACH-Raum aus unterschiedlichen Branchen gewinnen.

Im Gegensatz zu den circa 30 Markbegleitern für eine mobile Werksinstandhaltung sind wir einer der sehr wenigen Anbieter, die neben der mobilen Lösung auch eine browserbasierte Anwendung für die Planer und Meister im SAP PM bieten.

In der Standardversion sind auch Anwendungen wie eine Ressourcenplanung, ein IoT Monitor für die Sensorüberwachung, ein Cockpit für Kennzahlen etc. inkludiert. Derartige Anwendungen sind bei den Wettbewerbern in der Regel kostenpflichtige zusätzliche Module.

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BMW-Händler Cloppenburg verbessert kaufmännische Prozesse und Skalierbarkeit mit FibuNet

Der Automobilhandel steht weiterhin vor enormen Herausforderungen. In einem stagnierenden Marktumfeld müssen gravierende Transformationsprozesse bewältigt werden. Die damit verbundene Ausweitung der Modellpaletten geht mit einer erheblichen Ausweitung des Technologie-Know-hows einher. Ebenso wachsen die Anforderungen in Bezug auf Reporting und IT-Richtlinien der Hersteller stetig. Der BMW-Vertragshändler Cloppenburg Automobil SE befindet sich trotz dieser schwierigen Umfeldbedingungen auf Expansionskurs und hat sich bislang sehr erfolgreich entwickelt. Im Juli letzten Jahres hat sich die Geschäftsführung der Autohandelsgruppe entschieden, die bestehende Rechnungswesen-Software durch FibuNet zu ersetzen, um die Unterstützung der Wachstumsziele in den Backoffice-Prozessen sicherzustellen. Ebenso mussten Engpässe in den Verwaltungsprozessen behoben werden. Beide Herausforderungen wurden durch die Einführung von FibuNet in diesem Jahr erfolgreich gemeistert.

Kaltenkirchen, 15.10.2024. Mit 16 deutschlandweit verteilten Betriebsstätten und Verwaltungssitz in Düsseldorf sowie über 700 Mitarbeitern ist die Autohandelsgruppe Cloppenburg einer der größten Vertragshändler für BMW und MINI. Neben dem Vertrieb von Neu- und Gebrauchtfahrzeugen sowie Ersatzteilen steht an allen Standorten ein umfassendes Serviceangebot bereit. Daraus ergeben sich typische Abläufe eines großen, auf mehrere Standorte verteilten Automobilhandelsunternehmens.

Die Ausweitung der Marken, Produktpaletten und Technologien hat die Komplexität der Unternehmenssteuerung signifikant erhöht. Parallel dazu haben sich die Entscheidungszyklen verkürzt. Dadurch sind die Anforderungen an das Controlling und das Berichtswesen in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen. Dies betrifft auch das Reporting an den Hersteller BMW. Die Vielzahl der aufbereiteten Unternehmens- und Finanzdaten muss dabei fehlerfrei und in sich stimmig sein. Für die jederzeitige Datenbereitstellung muss die Finanzbuchhaltung nahtlos mit dem im Einsatz befindlichen Dealer-Management-System (DMS) zusammenspielen.

Die bislang gruppenweit eingesetzte SAP-Anwendung konnte den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Die mitunter aufwändige Bedienung des Systems erforderte einen hohen Einarbeitungsaufwand. Die Situation verschärfte sich aufgrund einer unvermeidbaren Personalfluktuation, die zu gefährlichen Bearbeitungsstaus führte. Ebenso konnte der Expansionskurs durch die begrenzte Skalierbarkeit der Anwendungssysteme nicht mehr in erforderlichem Maße unterstützt werden. Im Juli letzten Jahres hat sich die Geschäftsführung der Autohandelsgruppe deshalb entschieden, die SAP-Software durch FibuNet zu ersetzen.

Das FibuNet-Lösungspaket deckt mit seinem Funktionsspektrum die Anforderungen eines Automobilhandelsunternehmens präzise ab. Besondere Herausforderungen im Rahmen der Einführung bestanden in der Entwicklung einer neuen Standardschnittstelle zum DMS Formel 1, dem Ersatz des bislang eingesetzten BMW-Kontenplans durch den SKR51 sowie in der Übernahme der Altdaten aus SAP. Hinzu kam die Ermittlung und Auswertung anspruchsvoller Kennzahlen, die aus dem speziellen BMW-Reporting resultierten.

Der SKR51 wurde vom Zentralverband Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe vorgegeben. Damit sind differenzierte Auswertungen über Standort, Marke, Kostenstelle, Absatzkanal und Modell möglich, womit Erfolgspotenziale genauer identifiziert werden können. Mit der Einführung des SKR51 sind neue bzw. zusätzliche Kontierungen im DMS Formel 1 verbunden, aus der entsprechende Anforderungen an die Schnittstelle zu FibuNet resultierten. Die Übernahme von Altdaten aus SAP ist über die GDPdU-Schnittstelle für Scopevisio FibuNet aufgrund ähnlich gelagerter Kundenprojekte inzwischen zur Routine geworden.

Das BMW-Reporting, das weitgehend aus sogenannten KER-Reports besteht, wurde mit dem FibuNet-Reportgenerator realisiert. Auf Basis von Excel® können mit diesem Tool sehr flexibel makrobasierte Berechnungen bzw. Auswertungen und Berichte erstellt werden. Die Daten müssen dafür nicht separat vorgehalten werden, sondern bleiben in der zentralen SQL-Datenbank gespeichert. Die KER-Reports beinhalten differenzierte, zum Teil hochkomplexe Algorithmen und werden nach einmaligem Erstellungsaufwand zu den jeweiligen Berichtsterminen automatisch aktualisiert.

Trotz des sehr ehrgeizigen Projektplans konnte das Ziel erreicht werden, mit der vollständig integrierten FibuNet-Lösung einschließlich Roll-Out auf alle Standorte im April dieses Jahres live zu gehen. Der Nutzungsumfang umfasst gruppenweit rund 30 User.

„Die Entscheidung, FibuNet als standortübergreifende Software für Rechnungswesen und als kaufmännische Integrationsplattform einzusetzen, hat sich als richtig erwiesen“, so Violetta Greckin, Leiterin Finanzen der Cloppenburg Automobile SE: „Scopevisio FibuNet ist kompetenter Rechnungswesenspezialist und zeichnet sich durch ein hohes Branchen-Know-how aus. Damit ist das Unternehmen ein idealer Partner, um das Wachstum der Gruppe aktiv zu begleiten. Die Software ist hervorragend skalierbar. Bei fachlichen Herausforderungen unterstützt uns FibuNet mit überzeugenden und schnellen Problemlösungen.“

Über die BMW-Autohandelsgruppe Cloppenburg Automobil SE

Die Autohandelsgruppe Cloppenburg Automobil SE vertreibt Neu- und Gebrauchtfahrzeuge der Marken BMW und MINI nebst Ersatzteilen und Zubehör. Ergänzt wird dies durch ein umfassendes Serviceangebot, das neben dem Finanzservice und dem klassischen Werkstattservice u.a. auch Lackierungen, Umbauten und Fahrzeugveredelungen umfasst.

Als eine wirtschaftlich stabile und europaweit agierende Automobilhandelsgruppe ist die Cloppenburg Automobil SE weiterhin auf Expansionskurs. Mit 16 deutschlandweit verteilten Betriebsstätten und Verwaltungssitz in Düsseldorf, sowie über 700 Mitarbeitern ist die Unternehmensgruppe einer der größten Vertragshändler für BMW und MINI. Innovation, Leistung und Leidenschaft. Diese Werte kennzeichnen nicht nur das Automobilangebot, sondern auch die Mitarbeiter des Unternehmens, die sich täglich für Kundenorientierung und Dienstleistungsqualität auf höchstem Niveau einsetzen.

Über die Scopevisio FibuNet GmbH

FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Vielzahl vorentwickelter Automatisierungspotenziale hilft FibuNet konsequent dabei, den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in buchhalterischen Prozessen erheblich zu reduzieren. Das hochprofessionelle, 100% GDPdU- & GoBD-zertifizierte Buchführungsprogramm ist eine ideale Lösung für mittelständische Unternehmen, die hohen Prüfungspflichten unterliegen.

Die Scopevisio FibuNet GmbH ist seit Mitte 2023 Teil der Scopevisio-Gruppe. Die Scopevisio AG ist führend im Bereich mandantenfähiger Unternehmenssoftware. Durch die Übernahme von FibuNet integriert Scopevisio zusätzliches Know-how in die Gruppe, um sich als ein führender Champion im betrieblichen Finanz- und Rechnungswesen für den gehobenen Mittelstand zu etablieren.

Die Vielzahl namhafter, zufriedener FibuNet-Kunden ist ein Qualitätsbeweis. Über 1.500 Unternehmen vertrauen auf die Kompetenz und die Qualität von FibuNet, wie beispielsweise Berliner Effektengesellschaft, Hurtigruten, ROLLER Möbel, Feser-Graf Automobilhandelsgruppe, Netto Marken-Discount und Pearl GmbH.

FibuNet integriert sich problemlos in jede Umgebung. Der Datentransfer mit angebundenen Systemen erfolgt bidirektional und automatisch. Ob Kunden-/Lieferantenstammdaten, Buchungen von Ein-/ Ausgangsrechnungen oder Bestandsveränderungen, Kostenrechnung/Mengenbuchungen oder Daten aus dem Bereich der offenen Posten, alles kann per Schnittstelle ausgetauscht werden. Dabei sind die bereitgestellten Schnittstellen stets gesetzeskonform.

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10 Jahre landesweiter e Einkauf kommunaler Dachverbände

Landesweite, digitale Einkaufsverbünde kommunaler Dachverbände haben sich bewährt, sind ertüchtigt und schaffen Mehrwerte.

Die papiergestützte Beschaffung von Verbrauchsgütern im Einkauf der öffentlichen Hand gleicht einer „Blackbox“; sie ist intransparent, kaum steuerbar und unwirtschaftlich. Doch es geht auch anders. Auf Grundlage durchdachter Strategie und konsequenter Digitalisierung im Einkauf, schaffen kommunale Dachverbände seit 10 Jahren Mehrwerte für ihre Mitglieder.
Einkaufsexperten der

  • KoPart eG, Einkaufsgenossenschaft unter dem Dach des STGB NRW, Dr. Ralf Togler
  • Stadtverwaltung Monheim am Rhein, Mitglied der KoPart, Martin Frömmer
  • KomKa, Kommunales Kaufhaus RP, Einkaufsgemeinschaft unter dem Dach des GSTB Rheinland-Pfalz, Simon Layher
  • TEK-SERVICE AG, seit 2000 bundesweit tätiger Einkaufsdienstleister für Verwaltungen und Organisationen der öffentlichen Hand, Monika Schmidt

berichteten im Rahmen der Wegweiser Beschaffungskonferenz am 23. September 2024 in Berlin aus der Praxis. Das gesamte Interview zum Nachlesen:

Moderator: „KomKa“ steht seit 2016 für Kommunales Kaufhaus RP und ist ein Service der Kommunalberatung Rheinland-Pfalz, Tochter des GstB RP. Seither steuern Städte und Gemeinden ihren Einkauf auf Grundlage landesweit gebündelter Rahmenverträge. Was bewegt Kommunalverwaltungen Ihr Angebot anzunehmen?

Simon Layher|KomKa RP: Da gibt es mindestens drei Gründe.

1. „Verwaltung“ kann günstig, ohne eigene Ausschreibung, ihre Bedarfe decken, da die Rahmenverträge durch Komka regelmäßig ausgeschrieben werden. 2. Durch den eEinkauf erhalten die Kommunen erstmals 1zu1 Daten ihrer Verbräuche. Und 3; wer macht sich gerne die Arbeit, wenn zehnmal im Jahr Tonerkartuschen, Babywindeln oder Feuerwehrhelme bestellt werden müssen. Immer wieder suchen, auswählen, bestellen, Zahlung veranlassen.

Moderator: seit 2019, rechnet KomKa erbrachte Leistungen, gegenüber Ihren Mitgliedern elektronisch, im Zugferd Format ab. Warum dieser Schritt?

Simon Layher|KomKa RP: Weil er per EU mit der Richtlinie 2014/55/EU gefordert war. Bis April 2020 sollte der Einsatz der standardisierten Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD 2.0 obligatorisch für die kommunale Verwaltung werden. Wir haben Fakten geschaffen. Bereits im April 2020 haben die ersten Kommunen unsere eRechnungen automatisiert empfangen und verarbeitet.

Moderator: Studien prognostizieren 1,6 Mio fehlende Verwaltungsfachkräfte. Welche Rolle spielt das Kommunale Kaufhauses in diesem Kontext; was sind Ihre Ziele?

Simon Layher|KomKa RP: Die aktuell 10994 Gemeinden verfügen über kein „Einkaufspersonal“. Die vollständige Beschaffung läuft nebenbei und bindet unglaubliche Ressourcen. Heute bereits schaufeln wir durch Digitalisierung im Einkauf Zeit frei. Das vereinfacht und eliminiert unnötige Arbeiten. Damit werden Freiräume für den Hauptjob unserer Verwaltungsmitarbeiter*innen geschaffen.

Moderator: KoPart eG ist Einkaufsgenossenschaft des StGB NRW. Seit 2014 bieten Sie Ihren Mitgliedern die Möglichkeit, über den „elektronischen Katalogeinkauf“ von landesweit gebündelten und ausgeschriebenen Rahmenverträgen zu partizipieren. Welche Mehrwerte ergeben sich seither für Ihre Mitglieder?

Dr. Ralf Togler| KoPart eG: als Einkaufsgenossenschaft bietet die KoPart eG ihren Mitgliedern den Mehrwert, ihren Bedarf aus landesweit gebündelten, ausgeschriebenen Rahmenverträgen abzurufen. Das hat sowohl wirtschaftliche, als auch vergaberechtliche Vorteile. Vor dem Hintergrund fehlender Fachkräfte entlasten unsere Einkaufsservices aber vor allem die Mitarbeiter in den Städten und Gemeinden.

Moderation:  wo stehen Sie heute? Wie viele Kommunalverwaltungen greifen auf Ihren Katalog Einkauf zu, wie viele Kataloge und Lieferanten haben Sie im Sortiment

Dr. Ralf Togler |KoPart eG: Inzwischen nutzen bereits über 100 Verwaltungen und kommunale Organisationen unsere Services. Mit ca. 50 Rahmenverträgen decken wir den erforderlichen Bedarf an Alltagsgütern gut ab. Der Umsatz der abgerufenen Produkte liegt bei mehreren Millionen €; Tendenz steigend. Das zeigt uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind.

Moderation : neben wirtschaftlichen und vergaberechtlichen Aspekten hat sich gerade der e-Einkauf in Krisenzeiten als bewährt, wendig und robust erwiesen. Haben Sie ähnliche Erfahrungen sammeln können?

Dr. Ralf Togler | KoPart eG: Tatsächlich haben wir das bei den zahlreichen Krisen der kürzeren Vergangenheit, so bspw. der Versorgung von Flüchtlingen, in Zeiten von Corona und bei der Hochwasserkatastrophe erlebt. Gerade in Krisenzeiten ist es wichtig, schnell auf kommunale Anforderungen reagieren zu können. Waren es 2014/2015 zunächst Betten, Matratzen, oder anderer Hausrat; so waren während der Pandemie Masken, Raumluftgeräte, oder Tablets für das Homeschooling von Schülern in NRW gefragt. Wasserpumpen und schweres Gerät waren dagegen bei der Hochwasserkatastrophe erforderlich. Durch die konzertierte Vorgehensweise der KoPart eG konnten die erforderlichen Produkte schnell durch unsere Kommunalmitglieder abgerufen werden.

Moderation: Die Stadt Monheim am Rhein ist mit ca. 44 Tsd. Einwohnern und knapp 900 Beschäftigten in der Kernverwaltung seit dem Jahr 2012 Mitglied der KoPart, der elektronische Katalogeinkauf wurde im September 2016 eingerichtet. Warum haben Sie sich für das Angebot der KoPart entschieden, bzw. welche Mehrwerte haben Sie erwartet?

Martin Frömmer | Stadt Monheim am Rhein: Entscheidend für uns war die Möglichkeit, Verwaltungsabläufe zu verschlanken und damit Prozesskosten zu senken. Dies ist beim Katalogeinkauf so offensichtlich, dass hierfür keine gesonderten Prozesskostenrechnungen erforderlich sind. Allein die Verlagerung des Vergabeprozesses auf den Dienstleister im Rahmen der Einrichtung des Katalogeinkaufs führt zu enormen Effizienzgewinnen.

Moderation: Wo stehen Sie heute, bzw. „wie fühlt sich das für einen Besteller Ihres Hauses an“, wenn er auf das Einkaufsportal der KoPart zugreift?

Martin Frömmer | Stadt Monheim am Rhein: Die Bereiche haben separate Zugriffe auf die Kataloge. Die weitaus meisten Artikel sind in den vorhandenen Katalogen der KoPart bereits verfügbar und durch die zentrale Ausschreibung auch zu attraktiven Preisen.

Moderation Wie hoch ist das Bestellvolumen der Stadt und welche Artikel sind besonders gefragt?

Martin Frömmer | Stadt Monheim am Rhein: Das Bestellvolumen lag im Jahr 2023 bei über 700 TEUR. Besonders gefragt ist zurzeit Büromaterial. Während Corona gehörten Desinfektionsmittel, Mundschutze und Einmal-Handschuhe zu den meistbestellten Artikeln.

Moderation: Wo sehen Sie Weiterentwicklungsmöglichkeiten für den gemeinsamen Einkauf?

Martin Frömmer | Stadt Monheim am Rhein: Hier kann ich an meine erste Aussage anknüpfen. Die interkommunale Zusammenarbeit ist gerade bei Standardleistungen, wo Kommunen nicht im Wettbewerb stehen, ein wichtiges Instrument, um Prozesskosten zu senken, deshalb sehe ich hier noch Potenzial über den derzeitigen Katalog hinaus.

Moderation: Und was wünschen Sie sich als Aufsichtsrat der KoPart für die Zukunft?

Martin Frömmer | Stadt Monheim am Rhein: Ich würde mich freuen, wenn noch weitere Kommunen auf den Zug aufspringen würden, denn je mehr wir sind, desto bessere Einkaufspreise können wir erzielen.

Moderator: TEK-SERVICE AG ist seit 2000 Dienstleistungsunternehmen für den Einkauf der öffentlichen Hand. Mittels webbasierender Technologie, weitreichend Services und branchenspezifischem Know-How gilt das Unternehmen als echter Pionier und kann damit auf zahlreiche erfolgreiche Praxisbeispiele verweisen. Warum entscheiden sich Verwaltungen für den eEinkauf mit TEK-SERVICE AG?

Monika Schmidt | TEK-SERVICE AG: Unsere Webservices werden durch unsere Kunden als bewährten, belastbaren Weg zu höherer Wirtschaftlichkeit, Arbeitserleichterung, Transparenz, und strategischer Steuerung verstanden. Technische Mindestanforderung, wie Internetzugang, sowie kurze Projektzeiten von 6 bis 8 Wochen machen Entscheidern unserer Kunden Mut, neue Wege zu gehen.

Moderator: Welche strategischen Ziele verfolgen Ihre Kunden ganz allgemein

Monika Schmidt | TEK-SERVICE AG: Wirtschaftlichkeit, Transparenz, strategische Steuerungsmöglichkeiten, wie Einkaufsgemeinschaften, Nachhaltigkeit, Krisenmanagement, um nur einige Ziele zu nennen. Wichtig auch; wir versetzen unsere Kunden in eine absolute „Poleposition“. Jede Verwaltung ist dabei „Owner“ ihrer Prozesse, Besteller-, Lieferanten-, und Katalogstammdaten.

Moderator: Welche technischen Anforderungen richten sich damit an Ihr Unternehmen

Monika Schmidt | TEK-SERVICE AG: Unsere Kunden erwarten von uns die Verknüpfung des e Einkaufs mit den Prozessen der e Vergabe und e Abrechnung; durchdacht vom Anfang bis zum Ende. Neudeutsch „Purchase to pay“, verbunden mit einem hohen Automatisierungsgrad; systemgetriebener Datentransfer zwischen unterschiedlichsten ERP- und Finanzsystemen unterschiedlichster Akteure. Es handelt sich dabei um echte „end 2 end“ Beziehungen im Verwaltungsprozess, die man an dieser Stelle so nicht vermuten würde.
Moderator: Was ist Ihnen wichtig

Monika Schmidt | TEK-SERVICE AG: zuallererst maximale Kundenzufriedenheit, kontinuierliche, effiziente Weiterentwicklung unserer Webservices, bei hoher Skalierbarkeit. Als deutsches Unternehmen entwickeln wir unsere eigene Software (Software made und hosted in Germany). Das schafft uns den gestalterischen Raum in allen Belangen. Wir sind ausschließlich Dienstleister unseres Kunden „Verwaltung“. Wir werden nur durch unsere Kunden für unsere Leistungen bezahlt und sind damit absolut Lieferantenneutral. Mit dem Zertifikat „Software made und hosted in Germany“ unterstützen wir die Intension der EU Datensouveränität, wir arbeiten DSGVO- und BSI IT Grundschutzkonform, unser TEK-Einkaufsportal ist zertifiziert Barrierefrei.

Moderator: Gibt es neben den beiden Kommunalen, digitalen Einkaufsverbünden wie KoPart, oder KomKa noch weitere große Einkaufsverbünde

Monika Schmidt | TEK-SERVICE AG: auf Ihre Frage verweisen wir gerne auf das eWarenhaus des Landes Berlin.

https://www.vdz.org/vergabe-beschaffung-nachhaltigkeit/dynamik-erfahrungen-und-ziele

Moderator: Was würden Sie interessierten Verwaltungen empfehlen?

Monika Schmidt | TEK-SERVICE AG: Erfinden Sie das Rad nicht neu, tauschen Sie sich mit Kollegen und Kolleginnen anderer Verwaltungen aus, die bereits Erfahrungen haben. Erwarten Sie belastbare, bewährte, umfassende professionelle Lösungen – die Zeit der Projekte ist vorbei.
Ansonsten: einfach loslegen und ins Machen kommen. Kommen Sie auf uns zu, wir helfen gerne!

Isabel Weyerts Keine Kommentare

BLAEKBIT präsentiert: Künstliche Intelligenz der nächsten Generation. Für jeden von uns.

Künstliche Intelligenz verändert die Spielregeln der globalen Wirtschaft und die Art, wie wir Entscheidungen treffen. Mit BLAEKMIND, unserer künstlichen Intelligenz aus Hessen, machen wir hochentwickelte Algorithmen für jeden zugänglich – präzise KI-Vorhersagen und tiefgehende Datenanalysen sind kein Privileg mehr, sondern setzen einen neuen Standard für intelligenten, datenbasierten Erfolg.

Unsere Reise begann in einem wegweisenden Forschungsprojekt der TU Darmstadt, das darauf abzielte, das Notrufaufkommen in deutschen Leitstellen mithilfe neuartiger Algorithmen künstlich intelligent vorherzusagen. Diese Erfahrung inspirierte uns, BLAEKMIND als KI der nächsten Generation für den Nutzen aller zu entwickeln. Bereits heute liefert sie in unterschiedlichsten Anwendungsfeldern beeindruckende Ergebnisse. Jetzt gehen wir den nächsten, entscheidenden Schritt: den Public-Access. Mit der Skalierung unserer KI-Architektur und der Anwendung in einem breiten Spektrum rücken wir unserer Vision näher, KI für jeden zugänglich zu machen.

Vor dem offiziellen Launch laden wir zu einem kostenfreien Alpha-Test ein, um gemeinsam mit unserer Community die Einsatzmöglichkeiten zu vertiefen und die Herausforderungen einer universellen Anwendung anzugehen.

BLAEKMIND kann nicht nur eigenständig genutzt werden, sondern lässt sich auch nahtlos in bestehende Systeme anderer Softwareentwickler integrieren. So können bereits existierende Funktionen leistungsfähig, zukunftsweisend und mühelos mit hochentwickelten KI-Algorithmen erweitert werden – genau dort, wo diese den fehlenden Baustein bilden.

Seien Sie am 6. Oktober 2024 bei der Premiere von BLAEKMIND auf unserem YouTube-Kanal (@Blaekbit) dabei und entdecken Sie die künstlich intelligente Zukunft.

Haben Sie Fragen oder Anregungen? Kontaktieren Sie uns: info@blaekbit.de

Lisa Ehrentraut Keine Kommentare

Business Continuity Management und Krisenkommunikation bei IT-Systemausfällen

Die Bundeszentrale für politische Bildung bestätigt in einem Datenreport von 2021[1], dass die überwiegende Mehrheit der Beschäftigten bei ihrer Arbeit auf digitale Informations- und Kommunikationstechnologien angewiesen ist. Im Falle eines IT-Systemausfalls fallen somit nicht nur ein Großteil der Arbeitsprozesse weg, ebenso ist ein Austausch mit der Außenwelt faktisch unmöglich. Das kann weitreichende Konsequenzen für Unternehmen haben, von finanziellen Verlusten bis hin zu Reputationsschäden. Der IBM Cost of a Data Breach Report 2023 beziffert den durchschnittlichen Schaden pro Vorfall weltweit auf 4,45 Millionen USD (ca. 3,75 Millionen Euro in Deutschland)[2]. Daher ist ein effektives Business Continuity Management (BCM) von großer Bedeutung. Dieses geht dabei weit über die reine IT-Sicherheit hinaus und umfasst Strategien und Maßnahmen, die sicherstellen, dass Unternehmen auch in Krisenzeiten handlungsfähig bleiben. Dazu zählt u.a. auch eine erprobte Krisenkommunikation, um im Schadensfall handlungsfähig zu bleiben und Vertrauen zu erhalten. Ob Naturkatastrophen, Cyberangriffe oder unerwartete Systemausfälle – ein gut durchdachter Notfallplan, der präventive Maßnahmen und Risikomanagementstrategien integriert, kann den Unterschied zwischen einer schnellen Erholung und einer existenziellen Bedrohung ausmachen. Eine PwC-Studie zeigt, dass 72% der Unternehmen mit implementiertem BCM in Krisensituationen schneller wieder operativ handlungsfähig sind[3]. Dieser Artikel beleuchtet die typischen Ursachen von IT-Systemausfällen und die notwendige Krisenkommunikation sowie präventive Maßnahmen und Risikomanagementstrategien.

Ursachen und Szenarien von IT-Systemausfällen

Der Crowdstrike Fall im Juli 2024 hat kürzlich bewiesen, wie folgenschwer sich ein Systemausfall für viele Unternehmen auswirken kann und dass dafür nicht zwangsläufig Hackerangriffe zuständig sein müssen. Viele Organisationen unterschätzen die Wahrscheinlichkeit und das Ausmaß eines solchen Ausfalls. Neben fehlerhaften Updates können aber auch Elementarschäden zu einem hardwareseitigen Ausfall der digitalen Infrastruktur führen, wie Feuer, Wasser, Blitzschlag und Sturm. Ein Blitzschlag kann beispielsweise zu umfassenden Stromausfällen und damit zur Unterbrechung kritischer IT-Infrastrukturen führen. Oft unterschätzt wird hier auch die mögliche Abhängigkeit von Drittanbietern. Sollten diese betroffen sein, kann es schnell zu einer Kettenreaktion kommen, wodurch auch das eigene Unternehmen darunter leidet. Das BSI warnt aber auch vor der zunehmenden digitalen Bedrohung durch Cyberangriffe: Eine Viertelmillion neuer Schadprogramm-Varianten wurden durchschnittlich täglich im vergangenen Jahr entdeckt[4]. Und auch Ransomware-Angriffe nehmen stetig zu. Überraschend hierbei war, dass nicht nur große Unternehmen auf dem Radar der Hacker standen, sondern auch kleine und mittlere Organisationen sowie staatliche Institutionen und Kommunen. Aufgrund solcher Attacken müssen 60% dieser mittleren und kleinen Unternehmen innerhalb eines halben Jahres Insolvenz anmelden[5]. Ein effektives Krisenmanagement ist also von großer Bedeutung, egal für welche Unternehmensgröße.

Faktoren einer Krise und Reaktionsmöglichkeiten

Mit dem Wegfall von digitaler Infrastruktur ist schnelles Handeln unabdingbar. Hier setzt BCM an und bestimmt somit das Ausmaß des Systemausfalls. Jetzt sollten vorher erprobte Basismaßnahmen zum Einsatz kommen wie u. a. das sofortige Aktivieren von Notfallplänen und eine klare Kommunikation mit allen Betroffenen. Ein spezifisches Beispiel: Eine Firma wird Opfer einer Ransomware-Attacke. Alle Daten werden verschlüsselt; Arbeitsprozesse stehen still. Hier muss Krisenkommunikation sofort greifen: Kunden und Partner müssen informiert werden, um das Vertrauen aufrechtzuerhalten. Die IT-Abteilung arbeitet parallel an der Wiederherstellung der Systeme, während die Geschäftsführung die Öffentlichkeit über die Schritte zur Behebung des Problems auf dem Laufenden hält.

Prävention und Risikomanagement

Eine grundlegende Computerhygiene sowie präventive Maßnahmen setzen die Grundpfeiler, um für den Ernstfall gewappnet zu sein. Dazu zählen regelmäßige Backups, Sicherheitsmaßnahmen wie die Implementierung von Firewalls, Antiviren-Software und Multi-Faktor-Authentifizierung sowie Schulungen für Mitarbeiter, um das Risiko von IT-Ausfällen zu minimieren. Zusätzlich können Cyber-Versicherungen finanzielle Verluste auffangen, während Haftpflichtversicherungen für Schäden an Dritten aufkommen.

Ein häufiges Missverständnis ist im Krisenfall die Annahme, dass die IT-Abteilung allein für die Bewältigung der Krise verantwortlich sei. Natürlich spielt die sie eine Schlüsselrolle, insbesondere bei der Wiederherstellung kritischer Systeme und Daten. Doch gerade in den ersten entscheidenden Stunden einer Krise sollte die IT-Abteilung nicht damit beschäftigt sein, ad hoc Kommunikationskanäle aufzubauen, um das Unternehmen wieder (untereinander) erreichbar zu machen. Hier zeigt sich die wahre Stärke eines umfassenden Business Continuity Managements: Es ist nicht nur wichtig, einen Notfallplan zu haben, sondern auch im Vorfeld geeignete Kommunikationslösungen zu etablieren, auf welche im Krisenfall sofort zurückgegriffen werden kann. So können alle Beteiligten effizient informiert und koordiniert werden, während sich die IT-Abteilung auf das Wesentliche konzentriert – die schnelle Wiederherstellung der Unternehmenssysteme.

Indem Organisationen und Unternehmen diese duale Herangehensweise verfolgen, minimieren Sie nicht nur das Ausfallrisiko, sondern schaffen auch die Voraussetzungen für eine schnelle und geordnete Rückkehr zur Normalität.

Fazit

Ein plötzlicher Ausfall von IT-Systemen kann Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen stellen. Die unmittelbaren Folgen reichen von gestoppten Arbeitsabläufen bis hin zu uninformierten Mitarbeitern und Kunden. In solchen kritischen Momenten zählt jede Minute, und die richtige Vorbereitung kann den Unterschied machen.

Krisenkommunikation ist daher ein entscheidender Bestandteil eines effektiven Business Continuity Managements. Während das IT-Team sich um die technische Wiederherstellung kümmert, sollte die Kommunikation bereits reibungslos laufen, um Vertrauen zu bewahren und Schaden zu minimieren. Ein gut durchdachter Notfallplan, der klare Kommunikationsstrategien sowie Notfallübungen beinhaltet, stellt sicher, dass alle Beteiligten informiert und handlungsfähig bleiben. Nur durch eine Kombination aus präventiven Maßnahmen und einer robusten Krisenkommunikation können Unternehmen den Ernstfall sicher bewältigen und schnell wieder zur Normalität zurückkehren.

[1] https://www.bpb.de/kurz-knapp/zahlen-und-fakten/datenreport-2021/arbeitsmarkt-und-verdienste/329845/verbreitung-computergestuetzter-informations-und-kommunikationsmittel/

[2] https://d110erj175o600.cloudfront.net/wp-content/uploads/2023/07/25111651/Cost-of-a-Data-Breach-Report-2023.pdf

[3] https://www.pwc.de/de/managementberatung/pwc-deutschland-global-crisis-and-resilience-survey-2023.pdf

[4] https://www.bsi.bund.de/DE/Service-Navi/Publikationen/Lagebericht/lagebericht_node.html

[5] https://www.allianz.com/content/dam/onemarketing/azcom/Allianz_com/press/document/Allianz-Risk-Barometer-2023.pdf
https://www.inc.com/joe-galvin/60-percent-of-small-businesses-fold-within-6-months-of-a-cyber-attack-heres-how-to-protect-yourself.html

Joshua Luft Keine Kommentare

BITMi-Mitgliedernews: BMW-Händler STADAC richtet sein Rechnungswesen mit FibuNet zukunftsorientiert aus

Die STADAC GmbH ist mit über 100 Mio. Euro Umsatz und rund 200 Mitarbeitenden an fünf Standorten einer der führenden BMW-Vertragshändler in Norddeutschland. Das Unternehmen hat sich in dem schwierigen Marktumfeld des Automobilhandels gut behauptet. Die künftig weiter steigenden Anforderungen in Bezug auf Komplexität und Wettbewerbsdruck lassen sich jedoch nur meistern, wenn das Unternehmen auch in den internen Abläufen und Strukturen dem Wettbewerb einen Schritt voraus ist. Dies war Anlass, die Steuerungsprozesse grundlegend zu optimieren und für deren weitgehend automatisierte Unterstützung Anfang dieses Jahres FibuNet einzuführen. 

Kaltenkirchen, 20.08.2024. Die STADAC GmbH vertreibt Neu- und Gebrauchtfahrzeuge der Marken BMW und MINI sowie seit diesem Jahr auch die Marken MG und XPENG nebst Ersatzteilen und Zubehör. Ergänzt wird dies durch ein umfassendes Serviceangebot. Die Gesellschaft hat ihren Firmensitz in Stade und unterhält vier weitere Zweigniederlassungen. Daraus ergeben sich typische Abläufe eines Automobilhandelsunternehmens, die sowohl standortübergreifende Management- und Verwaltungsprozesse, als auch die standortspezifischen Leistungsprozesse betreffen. 

Die Anforderungen an das Controlling bzw. das Berichtswesen und die dafür erforderliche Versorgung und Aufbereitung von Daten haben sich in den letzten Jahren bei STADAC stetig erhöht. Gründe dafür sind mitunter die Ausweitung von Produktarten und Marken, damit verbunden ein gestiegener Informationsbedarf im Rahmen der Unternehmenssteuerung, kurzfristigere Entscheidungszyklen sowie gestiegene Anforderungen der Hersteller in Bezug auf die Bereitstellung von Erfolgskennziffern. Insbesondere durch die Erweiterung des Markenportfolios über die BMW Welt hinaus veränderten sich die Anforderungen an das Controlling und das Rechnungswesen. Die Vielzahl der aufbereiteten Unternehmens- und Finanzdaten muss dabei fehlerfrei und in sich stimmig sein. Für die jederzeitige Datenbereitstellung muss die Finanzbuchhaltung nahtlos mit dem im Einsatz befindlichen Dealer-Management-System zusammenspielen. Die bestehende Rechnungswesen-Software der STADAC GmbH konnte diesen veränderten Bedürfnissen nicht mehr gerecht werden. Deshalb hat das Unternehmen Ende letzten Jahres entschieden, die Altsysteme durch FibuNet Enterprise zu ersetzen. 

Das FibuNet-Lösungspaket deckt mit seinem Funktionsspektrum die Anforderungen des Automobilhandels umfassend und punktgenau ab und hat sich in der Branche mit bisherigem Schwerpunkt auf andere Automarken einen hervorragenden Ruf erarbeitet. Die Gewinnung der STADAC GmbH als Neukunde bedeutete für FibuNet den Einstieg in die BMW-Welt, was die Integration mit der BMW-spezifischen Systemlandschaft erforderlich machte. Bestandteil der Projekteinführung war somit die Entwicklung einer neuen Standardschnittstelle zum Dealer-Management-System Formel 1 sowie die Realisierung der Anbindung zum Dokumenten-Management-System lobodms. Ebenso wurde eine neue Exportschnittstelle für den automatisierten Export von Kennzahlen für den BMW-Betriebsvergleich entwickelt. 

Ein weiterer Meilenstein der Einführung war, den bislang eingesetzten BMW Kontenplan durch den vom Zentralverband Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe vorgegebenen SKR51 zu ersetzen. Für STADAC ergab sich damit die Chance, aus den entsprechend aufbereiteten Buchungsdaten zusätzliche und für die Unternehmenssteuerung relevante Informationen zu gewinnen. So sind auf Basis des SKR51 differenzierte Auswertungen über Standort, Marke, Kostenstelle, Absatzkanal und Modell möglich, womit beispielsweise Erfolgspotenziale viel präziser identifiziert werden können. 

Ein entscheidender Schritt für die Beschleunigung der internen Prozesse war die ergänzende Einführung von FibuNet webIC für die automatisierte Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Dazu wurde der bestehende Workflow durch die FibuNet-Lösung ersetzt. Die zumeist auf elektronischem Wege eingehenden Rechnungen bzw. eingescannten Papierrechnungen werden weitgehend automatisiert erfasst. Alle Rechnungen sind sofort im Überblick. Über die integrierten Prüfungs- und Genehmigungsabläufe in Verbindung mit leistungsstarken Berichts- und Warnfunktionen wird die termingerechte Bearbeitung und Freigabe sichergestellt. Hinzu kommt, dass mit FibuNet webIC die ab dem nächsten Jahr verpflichtenden E-Rechnungen im geforderten elektronischen Format vollautomatisiert empfangen, eingelesen und verarbeitet werden können. 

Der Nutzungsumfang von FibuNet umfasst bei der STADAC GmbH im Bereich Finanzbuchhaltung einschließlich Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung und BankBlitz zehn gleichzeitig Nutzende sowie im Bereich Rechnungsworkflow webIC zwanzig Nutzende. 

Laut Peter Gansor, kaufmännischer Leiter der STADAC GmbH, hat die Einführung von FibuNet zu einem spürbaren Qualitätssprung geführt: „Hervorzuheben ist die hohe Branchenkompetenz von FibuNet in Verbindung mit sehr hoher Buchhaltungskompetenz. FibuNet unterstützt durch fundierte Plausibilitätsprüfungen bei der Datenerfassung rechtskonforme sowie fehlerfreie Buchungen und stellt somit verlässliche Daten als Entscheidungsgrundlage sicher. In Verbindung mit dem hohen Automatisierungsgrad beschleunigt sich die Durchlaufzeit der kaufmännischen Prozesse. Resultat ist eine deutlich erhöhte Arbeitsproduktivität im Rechnungswesen und Controlling.“ 

„Wir freuen uns sehr, dass wir mit der STADAC GmbH einen führenden BMW-Vertragshändler als Kunden gewonnen haben“, so Torsten Friedrich-von Ahnen, Geschäftsführung FibuNet. „Ebenso sind wir uns sicher, dass dies erst der Anfang einer Erfolgsstory ist, denn ein weiteres großes BMW-Autohaus steht bereits in den Startlöchern.“ 

Über die STADAC GmbH 

Die STADAC GmbH ist mit über 100 Mio. Euro Umsatz und rund 200 Mitarbeitenden an fünf Standorten einer der führenden BMW-Vertragshändler in Norddeutschland. Das Unternehmen vertreibt Neu- und Gebrauchtfahrzeuge der Marken BMW und MINI nebst Ersatzteilen und Zubehör. Ergänzt wird dies durch ein umfassendes Serviceangebot. 

Gegründet wurde STADAC Ende der 1970er Jahre von Werner Leuchtenberger. Als überzeugter Familienunternehmer werden die Geschäfte von ihm sowie seinen drei Söhnen Philip, Martin und Lorenz geführt. 

Am Hauptsitz in Stade sowie in den Filialen in Buxtehude, Buchholz, Norderstedt und Ahrensburg wird die sportliche Marke ansprechend präsentiert. STADAC ist exklusiver Partner der BMW Group und bietet damit rund um Hamburg für alle Fahrzeuge der Marken BMW und MINI an allen Standorten eine umfassende Kundenbetreuung in Premium-Qualität. 

Über die FibuNet GmbH 

FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Vielzahl vorentwickelter Automatisierungspotenziale hilft FibuNet konsequent dabei, den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in buchhalterischen Prozessen erheblich zu reduzieren. Das hochprofessionelle, 100% GDPdU- & GoBD-zertifizierte Buchführungsprogramm ist eine ideale Lösung für mittelständische Unternehmen, die hohen Prüfungspflichten unterliegen. 

Die FibuNet GmbH ist seit Mitte 2023 Teil der Scopevisio-Gruppe. Die Scopevisio AG ist führend im Bereich mandantenfähiger Unternehmenssoftware. Durch die Übernahme von FibuNet integriert Scopevisio zusätzliches Know-how in die Gruppe, um sich als ein führender Champion im betrieblichen Finanz- und Rechnungswesen für den gehobenen Mittelstand zu etablieren. 

Die Vielzahl namhafter, zufriedener FibuNet-Kunden ist ein Qualitätsbeweis. Über 1.500 Unternehmen vertrauen auf die Kompetenz und die Qualität von FibuNet, wie beispielsweise Berliner Effektengesellschaft, Hurtigruten, ROLLER Möbel, Feser-Graf Automobilhandelsgruppe, Netto Marken-Discount und Pearl GmbH. 

FibuNet integriert sich problemlos in jede Umgebung. Der Datentransfer mit angebundenen Systemen erfolgt bidirektional und automatisch. Ob Kunden-/Lieferantenstammdaten, Buchungen von Ein-/Ausgangsrechnungen oder Bestandsveränderungen, Kostenrechnung/Mengenbuchungen oder Daten aus dem Bereich der offenen Posten, alles kann per Schnittstelle ausgetauscht werden. Dabei sind die bereitgestellten Schnittstellen stets gesetzeskonform. 

Isabel Weyerts Keine Kommentare

Migrationsmarathon: Wie qwertiko in nur 40 Tagen den Hypervisor wechselte

Die Übernahme von VMware durch Broadcom im November 2023 führte zu großer Verunsicherung, da in absehbarer Zeit bekanntlich alle Partner- und Dienstleisterverträge gekündigt werden sollten. Die Kritik war so heftig, dass sich Broadcom sogar vor der Europäischen Kommission für die Preispolitik von VMware rechtfertigen musste. Viele Unternehmen sahen sich gezwungen, schnell eine Alternative zu implementieren.

So auch die qwertiko GmbH, Anbieter von maßgeschneiderten Plattform-as-a-Service-Lösungen. Das Unternehmen hat schnell gehandelt und innerhalb kürzester Zeit einen passenden Ersatz zu VMware gefunden. Im Interview berichtet Geschäftsführer Yannic Groß über den Migrationsprozess und die Herausforderungen, die es zu meistern galt.

Kannst Du uns einen Überblick über den Entscheidungsprozess geben, der zur Migration von VMware zu OLVM geführt hat?

Dass Broadcom VMware übernehmen würde, stand schon länger fest und als dann auch noch grünes Licht aus China kam, war klar, dass die Übernahme über die Bühne gehen würde. Am 24.12. erschien dann ein Artikel auf Heise und ich weiß noch genau, dass ich diesen Artikel noch am selben Abend gelesen habe. Inhalt des Artikels war die Kündigung aller Partnerverträge durch Broadcom. Ich habe den Artikel sofort an meinen Geschäftsführer-Kollegen weitergeleitet und unseren VMware-Distributor um mehr Infos gebeten. Bis Mitte Februar hörten wir nur, dass es eine Änderung bei der Lizenzierung geben würde: Weg von pro RAM, hin zu pro CPU-Core.

Wie ging es dann weiter?

Am 21. Februar habe ich mich ins Broadcom-Partnerportal eingeloggt und die neuen Preislisten gesehen. Die Preiserhöhungen waren so extrem, dass klar war, dass VMware für uns keine Option mehr ist. Die Lizenzkosten hätten sich mehr als verzehnfacht. Ich habe sofort mit meinem Kollegen gesprochen und wir haben überlegt, wie es für unser Unternehmen in der Hinsicht weitergehen kann. 

Was habt ihr dann entschieden?

Noch am selben Abend war klar, dass wir eine Lösung brauchen, die nahtlos in unsere bestehende Infrastruktur passt. Das heißt, unser Storage-System NetApp mit NFS und unsere Backups mit Veeam sollten weiter funktionieren. Also mussten wir „nur“ den Hypervisor wechseln.

Wie seid Ihr dann auf OLVM gestoßen und warum habt ihr euch letztendlich dafür entschieden?

Wir haben kurz auf der Veeam-Website nachgeschaut und sind auf RHEV gestoßen, den KVM-basierten Hypervisor von Redhat. Unsere Begeisterung wurde gedämpft, als Redhat das Produkt für 2026 abkündigte. Im Veeam-Forum fanden wir dann den Hinweis auf OLVM von Oracle, das praktisch dasselbe wie RHEV ist und auch mit Veeam funktioniert. Aber die Zeit drängte, denn Broadcom hatte allen Partnern die Verträge gekündigt mit dem fixen Enddatum 31.03.2024. Wir hatten also nur 40 Arbeitstage Zeit, um alle unsere Anforderungen zu erfüllen.

Wie verlief die dann Migrationsphase von VMware zu OLVM, vor allem im Hinblick auf die knappe Zeitspanne?

Am nächsten Tag hatten wir ein Meeting und dabei einen unserer Mitarbeiter eingeweiht. Zwei Tage später informierten wir unseren dritten Geschäftsführer und alle anderen Mitarbeiter. Parallel dazu begann die Integration von OLVM in unsere bestehende VMware-Infrastruktur. Zu dritt haben wir uns dann in den nächsten Tagen an OLVM versucht und sind immer wieder an kryptischen Fehlermeldungen gescheitert.

Hattet Ihr mit Oracle auch direkten Kontakt?

Ja, als wir nicht weiterkamen, hatten wir ein Support-Ticket bei Oracle eröffnet. Im Meeting erfuhren wir, dass wir den kompliziertesten Weg gewählt hatten, und es wurde uns eine einfachere Möglichkeit aufgezeigt. Mit diesen Tipps haben wir dann die erste lauffähige Umgebung aufgesetzt, allerdings noch komplett virtualisiert in unserer alten VMware-Umgebung. Damit konnten wir dann unsere ersten Tests erfolgreich durchführen und hatten bereits Ende Februar nach nur einer Woche den Beweis, dass der eingeschlagene Weg der richtige war. Dann haben wir sofort mit der Planung der vollständigen Migration bis Ende März begonnen.

War diese Planung direkt erfolgreich?

Nein, zuerst nicht. Ein Blogeintrag von Oracle zeigte einen Migrationsweg, der zu langsam war. Eine Migration einer kleinen VM mit 20 GB Speicherplatz hätte dabei über zwei Stunden gedauert. So wären wir nicht bis Ende März fertig geworden und wir hätten unseren Kunden lange Ausfallzeiten zumuten müssen. Der ursächliche Grund für die lange Zeit war wohl der direkte Weg über die VMware API und damit das gleiche Verhalten, wie wenn man eine VM über das vCenter per OVA exportiert oder einfach nur herunterladen will.

Wie habt ihr an dieser Stelle weitergemacht?

Wir haben dann nach Möglichkeiten gesucht, die VM direkt über den Storage zu importieren und zu konvertieren.

Welche Möglichkeit habt Ihr gefunden?

Mit dem Tool virt-v2v, angepassten Shell-Skripten und einer Anpassung der migrierten VMs mit Ansible konnten wir unseren Migrationsprozess immer weiter optimieren. Am Ende lief die Migration fast automatisch und die Zeit schrumpfte von 2 Stunden für 20 GB auf nur 1,5 Minuten. Durch diesen automatischen Prozess konnten wir dann sehr viele VMs parallel migrieren und Mitte März war klar, dass wir es locker bis Ende März schaffen würden.

Wie lief die eigentliche Migration dann ab?

Die Migrationen folgten einem festgelegten Schema in angekündigten Wartungszeiträumen. Dank der Optimierung konnten wir die Ausfallzeiten minimieren. Selbst große Umgebungen waren in der Regel nicht länger als 30 Minuten offline.

Abschließend, welche Lehren hast Du aus diesem Migrationsprozess gezogen?

Wir haben gelernt, wie wichtig Flexibilität und schnelles Reagieren sind. Eine gründliche Planung und enge Zusammenarbeit mit den Anbietern sind entscheidend für den Erfolg solcher Projekte. Außerdem kam uns zugute, dass wir in der VMware-Umgebung ein NetApp mit NFS einsetzen und hauptsächlich Linux-VMs haben.