Warum ein digitales Besucherbuch wichtig ist
Digitalisierung beginnt bereits beim Empfang. Manch Unternehmen riskiert leider hier schon Minuspunkte hinsichtlich Sicherheit und Image und empfängt Externe mit Excel- oder gar handschriftlichen Besucherlisten. Was wie ein Relikt der 80er Jahre anmutet, ist nicht nur rückschrittlich und konträr zur Digitalisierung, sondern auch sicherheitskritisch beim Zutrittsschutz, Werks-, Betriebs- und Brandschutz sowie für Ihr Notfallkonzept.
DSGVO-zertifizierte Sicherheit
Besonders in Zeiten von COVID-19 und Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt es sich als Fehler heraus, Besucher und Betriebsfremde mittels handschriftlicher Listen zu verwalten, die für alle Besucher einsehbar sind. Um gesetzliche Anforderungen einzuhalten, empfiehlt sich der Einsatz einer Besuchermanagement-Software wie vistrax, die smarte, skalierbare KMU-Komplettlösung für Microsoft Windows© mit DSGVO-Zertifikat und digitaler Unterschrift. Erfassen, Begrüßen, Verwalten, Kontrollieren und Nachweisen von Externen – alles in einer Software für dokumentierte, nachvollziehbare Besuchsvorgänge.
Mit vistrax überblicken Sie alle Aktivitäten Ihres Betriebsgeländes, erfassen tatsächliche Anwesenheiten minutengenau (z.B. zum Abrechnen von Lieferanten) und verfügen über umfangreiche Reporting- und Auswertungsmöglichkeiten. Somit erfüllen Sie die Erwartungshaltung aller Beteiligten vom Empfang, über IT und Werkschutz bis zur Unternehmensleitung. Verbannen Sie getrost Besucherzettel, Excel-Dateien, Powerpoint-Begrüßungen und Ordnerablagen zugunsten von Kosten- und Aufwandsreduzierung.
Anwendungsvorteile mit einem Plus an Effizienz und Sicherheit
Der Erfolg des Einsatzes einer Software hängt immer von deren Akzeptanz beim Benutzer ab. Empfangsmitarbeiter profitieren neben einer zeitsparenden, intuitiven Bedienung zudem vom Wegfall von Warteschlagen, indem sie oder der Empfangende die Besuche einfach im Voraus vorbereiten oder per Quick Check-In mit wenigen Klicks anlegen. Ihre Besucher beeindrucken Sie parallel mit einem professionellen Auftreten durch individuelle Bildschirmbegrüßung und Besucherausweise in Ihrem Firmenlayout. Der Werkschutz behält Dank vistrax alle Eingänge permanent im Blick. Selbst Ihre IT-Abteilung überzeugen Sie durch einfache Integration, zentralisierte Datenhaltung im Unternehmen, Im- und Exportmöglichkeit, revisionssicherer Protokollierung aller Datenänderungen und der Tatsache, dass Personendaten weder Ihr Haus noch Ihr Firmennetz verlassen – das alles serviceorientiert, wartungs- und anwenderfreundlich.
Strikte No-Cloud Strategie
Unternehmen sind nach DSGVO dazu verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um Sicherheit, Verarbeitung und auch das vollständige Löschen von personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Aus diesem Grund basiert vistrax auf einer On-Premises-Datenspeicherung und verzichtet bewusst auf eine Cloud-Strategie. Das hat für Sie den Vorteil, zu jeder Zeit die vollständige Datenhoheit sicherstellen und die entsprechenden Datenschutzvorschriften durchgängig einhalten zu können.
COVID-19-Schutzmaßnahmen
Spätestens der verpflichtende Nachweis einer möglichen Infektionskette schreibt die lückenlose Dokumentation von Besuchern sowie das Nachhalten von Kontaktpersonen vor. Dank unseres Gesundheits-Vorsorge-Pakets unterstützt vistrax Sie aktiv bei dieser Aufgabe.
Zum Schutze Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter stellen wir Ihnen aktuell zwei Sofortmaßnahmen für Ihren Besucherempfang kostenlos bereit. Erstens haben wir ein Checklisten-Formular zum Nachweis möglicher Infektionsketten entwickelt, mit dessen Hilfe Sie für Ihre Besucher etwaige Kontakte zu Corona-Verdachtsfällen ausschließen können. Ergänzend dazu bieten wir einen Besucherschein mit den offiziellen Hygieneunterweisungen des Bundesministeriums für Gesundheit an, der sich aufwandslos drucken und allen Besuchern mitgeben lässt.
Prozessdigitalisierung leicht gemacht
Die Checklistenfunktion ermöglicht Ihnen Sicherheitsunterweisungen, Herausgabe von Betriebsmitteln bzw. Schutzausrüstungen oder Verhaltensrichtlinien revisionssicher zu dokumentieren. Besonders sicher wird Ihr Besuchermanagement durch den kombinierten Einsatz unseres Unterschriften-Pads mit vistrax. Erfassen Sie Unterschriften von nun an nur noch digital, DSGVO-konform, unveränderbar und gemäß höchster und modernster Verschlüsselungstechnik und schließen Sie nachträgliche Manipulationen der biometrischen Datensätze konsequent aus. Parallel halten Sie eine durchgängige digitale Prozesskette ein – von der Unterschrift bis zur Archivierung; ganz einfach und ohne Medienbruch.
Software Made in Germany
Bereits seit zehn Jahren ist vistrax erfolgreich im Markt etabliert. Entwicklung, Support und Schulung sind ein Produkt der CONZE Informatik GmbH, Spezialistin für User Interface Engineering anspruchsvoller Geräte und Software-Systeme. Das inhabergeführte Unternehmen ist nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert. Zu dessen Entwicklungs-Know-How zählen C++, C#, .NET Framework/Core, WIN UI, MFC, WPF, UWP sowie Qt, ASP.NET Core, Angular und React Native unter Einsatz von CI/CD-Werkzeugen wie Build-Server und Docker-Container.
Ihre Vorteile als BITMi-Newsletter-Empfänger
Sie haben noch keine Besuchermanagement-Software im Einsatz und möchten zudem unser Gesundheits-Vorsorge-Paket nutzen? Prima, denn BITMi-Newsletter-Empfänger profitieren jetzt von einem Nachlass in Höhe von 20 % auf alle Lizenzpreise.
Sprechen Sie uns an unter +49 (0) 2721 60 07 78-77, schreiben Sie uns an sales@vistrax.com oder schauen Sie unter www.vistrax.com vorbei. Entdecken Sie auch unseren vistrax-Webshop mit einer Vielzahl von Hardware, Verbrauchsmaterial und Lizenz-Angeboten. Wir freuen uns auf Sie!
