Die Hülpert Autohandelsgruppe in Dortmund nutzt die FibuNet–Finanzbuchhaltung bereits im sechsten Jahr. Aus dem großen Funktionsumfang von FibuNet mit vielen Branchenausprägungen resultiert ein gut funktionierendes Zusammenspiel mit dem Dealer–Management–System CROSS einschließlich Unterstützung des Branchenkontenrahmens BKR51.
Aufgrund der Größe des Unternehmens in Verbindung mit zwölf Betriebsstätten ist es eine Herausforderung, die zeitnahe Bearbeitung von jährlich bis zu 100.000 Eingangsrechnungen sicherzustellen, den vollständigen Überblick über den Stand der damit verbundenen Beträge zu
behalten sowie die sich aus den Rechnungen ergebenden Fristigkeiten einzuhalten. Schon die Logistik einer so hohen Zahl von Rechnungen ist zeitraubend, so dass sich Bearbeitungsstaus kaum verhindern lassen.
Ende 2019 wurde entschieden, die Rechnungsbearbeitung zu digitalisieren und weitgehend zu automatisieren. Es wurde ein Konzept für die gruppenweite Einführung von FibuNet webIC über die zwölf Standorte entwickelt. Begonnen wurde am Hauptstandort in Dortmund. Dort wurde für den Einsatz von FibuNet webIC ein gruppenweit einsatzfähiger Workflow konfiguriert. Dies beinhaltete auch die Einbindung der vor- und nachgelagerten Systeme über Schnittstellen.
Hohe organisatorische Anforderungen resultieren bei Hülpert neben der Anzahl der Standorte aus dem Geschäftsmodell mit verschiedenen Marken je Standort und einem zum Teil unterschiedlichen Spektrum an Dienstleistungen. Dies führte zu einer Unterteilung in rund 100 Bearbeitungsgruppen, in denen unterschiedliche Leistungen anfallen bzw. Eingangsrechnungen ausgelöst werden können und somit eine sinnvolle sachliche Prüfung sowie Freigabe dieser Rechnungen möglich ist.
Seit dem erfolgreichen Abschluss des Projektes Anfang 2022 werden standortübergreifend alle eingehenden Rechnungen über die OCR-Erkennung von CaptureThis! weitgehend automatisiert erfasst. Über den Workflow erfolgt unmittelbar mit Erfassung die Gruppenzuordnung für die weitere Bearbeitung. Alle Rechnungen sind sofort im Überblick. Über die integrierten Prüfungs- und Genehmigungsabläufe in Verbindung mit leistungsstarken Berichts- und Warnfunktionen wird die termingerechte Bearbeitung und Freigabe sichergestellt.
Laut Sascha Piekny, Projektleiter bei der Hülpert Shared Service GmbH, haben sich die mit der Einführung von webIC erhofften Ziele voll erfüllt. „Sämtliche Eingangsrechnungen sind jetzt dank FibuNet webIC sofort und vollständig im Blick. Der digitalisierte Bearbeitungsprozess ist nun steuerbar. Rechnungen müssen nicht mehr transportiert werden. Zeitverzögerungen wegen der Suche von Belegen in der Rechnungsbearbeitung gehören der Vergangenheit an. Nichts geht mehr verloren.“
Über die FibuNet GmbH
FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Reihe vorentwickelter Automatisierungspotenziale reduziert FibuNet den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in
buchhalterischen Prozessen. Die webbasierte Lösung FibuNet webIC unterstützt Unternehmen sehr effizient dabei, die zeitaufwändigen, wiederkehrenden Tätigkeiten in der Rechnungsbearbeitung drastisch zu reduzieren.
Die Vielzahl namhafter, zufriedener FibuNet–Kunden ist ein Qualitätsbeweis. Über 1.400 Unternehmen vertrauen auf die Kompetenz und die Qualität von FibuNet. Über 250 namhafte FibuNet–Kunden nutzen bereits erfolgreich FibuNet webIC für die optimierte Rechnungsbearbeitung.
FibuNet integriert sich problemlos in jede Umgebung. Der Datentransfer mit angebundenen Systemen erfolgt bidirektional und automatisch. Ob Kunden–/Lieferantenstammdaten, Buchungen von Ein–/Ausgangsrechnungen oder Bestandveränderungen, Kostenrechnung/Mengenbuchungen oder Daten aus dem Bereich der offenen Posten, alles kann per Schnittstelle ausgetauscht werden. Dabei sind die bereitgestellten Schnittstellen stets gesetzeskonform.