Die Hela Gewürzwerke Hermann Laue GmbH zählt zu den führenden Unternehmen der Lebensmittelindustrie und bietet hochwertige Gewürze, Würzmischungen sowie innovative Produkte zur Veredelung von Lebensmitteln an. Das Unternehmen mit 600 Mitarbeitern bietet eine Vielzahl von Produkten an, darunter traditionelle Gewürze, Marinaden, Saucen und funktionale Additive für die Lebensmittelherstellung. Um die Sicherheit der Produkte zu garantieren, setzt Hela auf modernste Technologien und höchste Qualitätsstandards. So wurde unter anderem vor mehr als 12 Jahren das SAP-Modul Plant Maintenance (SAP-PM) bei Hela implementiert. Die SAP-Software bietet für die Hela-Instandhaltung zahlreiche wichtige Funktionen und Optionen, die für ein modernes Unternehmen in der Lebensmittelbranche unverzichtbar sind. Jetzt ist das SAP PM Add-on argvis; Maintenance Portal hinzugekommen.
Gesucht: SAP PM-unterstützende, mobil zu nutzende Softwarelösung
Die Instandhaltungsprozesse, die intern durchgeführt werden, haben sich im Laufe der Zeit in ihrer Vielfalt und ihrem Umfang vergrößert, was aber auch zu einer höheren Komplexität auf verwaltungstechnischer Ebene geführt hat. Auf diesem Hintergrund wollte Hela eine PM-unterstützende, mobil zu nutzende Softwarelösung, deren Desktopoberfläche sich übersichtlich, logisch, strukturiert und benutzerfreundlich präsentiert, und mit deren Unterstützung die Mitarbeiter der Instandhaltung ihren Aufgabenstellungen im Arbeitsalltag in unkomplizierter Form nachgehen können. Da Hela eine vorausschauende Instandhaltung garantieren möchte, musste auch eine solide Daten- und Informationssammlung gegeben sein. In der Vergangenheit halfen hierbei gut sortierte und abgeheftete Unterlagen in Papierform. Mit dem SAP-PM-Modul erfolgte ein erster Transfer der Daten ins ERP-Umfeld, allerdings fehlte hier letztendlich doch auch ein simplifizierter, mobiler Charakter.
„Intensive Recherchen führten zum SAP-Partner und Instandhaltungsspezialisten argvis“
Insgesamt waren und sind die SAP-PM-Standards beizubehalten, die internen Prozesse zu optimieren und zu verschlanken, die Arbeitsflexibilität der Mitarbeiter war nachhaltig zu erhöhen, und den internen Anforderungen an Design und Handhabe einer ergänzenden Softwarelösung sollte nachgekommen werden. Ziel der Einführung der argvis-Software im Jahr 2024 war es, diese Prozesse zu optimieren, zu vereinfachen und zu digitalisieren. Hierbei standen u. a. die Pflege der Stammdaten zu Maschinenteilen, die Planung der Tätigkeiten der Instandhaltungs-Mitarbeitenden im Rahmen von allgemeinen Reparatur- und Wartungsarbeiten, die Planung und Transparenz des aktiven Tagesgeschäfts sowie die Dokumentation der im Produktionsbereich auftretenden Störungen an sämtlichen Maschinen und Anlagen im Mittelpunkt.
„Dank einer virtuell aufgebauten Anlagenstruktur können heute auch Historien zu ein-, aus-, und umgebauten Bauteilen erstellt und abgefragt werden“, sagt Björn Augustin, Betriebsleiter bei der Hela Gewürzwerk Hermann Laue GmbH. Mitarbeiter der Instandhaltung sollten mit Tablets ausgestattet werden, um so auch eine mobile, digitalisierte Meldungsabgabe über erkannte defekte Bauteile in Echtzeit abzugeben. Regelmäßig absolvierte SOS-Rundgänge sollten hierbei ebenfalls unterstützt werden. „Intensive Recherchen zu mobilen Lösungen im PM-Umfeld führten letztendlich zum SAP-Partner und Instandhaltungsspezialisten argvis“, so Augustin. „Erfreulicherweise offeriert das argvis; Maintenance Portal ohnehin schon einen wesentlichen Teil dieser Anforderungen ganz ohne ergänzende Anpassung.“ In enger Zusammenarbeit mit der Hela-IT-Abteilung und den Implementierungspartnern SAP und argvis war die Einführung der Softwarelösung im Jahr 2024 von Beginn an „auf Erfolg getrimmt“ (Augustin).
argvis-Lösung für einen Einsatz in der Hela-Instandhaltung bestens geeignet
Für Betriebsleiter Augustin sind es eine ganze Reihe von Gründen, die den Ausschlag für das argvis; Maintenance Portal gaben: „Neben der Übersichtlichkeit, der intuitiven Bedienung, der mobilen Nutzbarkeit sowie der Verwendung von Gerätelizenzen, bei der mehrere Nutzer Zugangsdaten auf einem Gerät haben, sind die Verwendung und Versendung von Bild- und Sprachnachrichten – bei Meldungsabgabe – für eine qualitativ optimierte, schnellen Abwicklung von Störmeldungen entscheidende Features. Dazu kommen für Augustin die mannigfaltige, fachbereichsübergreifende Zuteilung von Arbeitsaufträgen, die Dokumentation erfolgter Arbeiten und Arbeitsergebnissen sowie die permanenten Abfragemöglichkeiten der erfolgten Dokumentationen zur Minimierung des Risikos ungeplanter Maschinenstillstände, die die argvis-Lösung für einen Einsatz in der Hela-Instandhaltung mehr als geeignet machen. „Optimierte Materialverwaltung mit mobil ermöglichten (un-)geplanten Materialentnahmen und sonstiger Lagerplatzaktivitäten sowie die generell optimierte Bestellüberwachungen und Bestellanforderungen sind ebenfalls hervorzuheben.“
Bei Implementierung der Instandhaltungslösung von argvis wurde die ursprünglich geplante Projektlaufzeit von neun Monaten zugrunde gelegt. Start der Projektarbeit war Anfang Januar 2024. „Die Softwarelösung sollte bis Ende September 2024 in Betrieb genommen werden, wobei das vorrangige Ziel darin bestand, zwei Wochen später, also Mitte Oktober, das anstehende IFS-Audit im Bereich der Instandhaltung ‚sicher‘ zu bestehen“, erinnert sich Björn Augustin. „Zwei Mitarbeiter aus den werkstatttechnischen Bereichen Elektro und Mechanik haben die Implementierung im Wesentlichen realisiert. Diese beiden Mitarbeiter erhielten organisatorische und planerische Unterstützung von der Betriebsleitung, ihren jeweiligen Vorgesetzten und einem übergeordneten Projektmanagement.
Kasten Implementierungsstrategie
Die bei Hela eingesetzte Managementmethode OKR (Objectives and Key Results) sorgte dafür, dass die Projektentwicklung konstruktiv, klar strukturiert und zielgerichtet voranschritt. Das Thema der Umsetzung war also in einer kontinuierlichen Lernschleife. Über alle betreffenden Arbeitsebenen hinweg herrschte Klarheit über die wichtigsten Ziele. Dank des optimalen Einsatzes der begrenzten Ressourcen konnten die Projektmitarbeitenden auch an anderen Stellen unterstützend im täglichen Hela-Geschäft tätig werden. Insgesamt gab es eine Starke Einbindung von allen betreffenden Mitarbeitern in die Zielfindung. Die konzentrierte Abarbeitung selbst definierter Arbeitsaufgaben in Zusammenarbeit mit dem Systempartner ermöglichte somit die anvisierte terminliche Punktlandung des Vorhabens.
Planung der Wartungen deutlich verbessert, Materialwirtschaft erheblich optimiert
Was den Abdeckungsgrad des argvis; Maintenance Portal für Hela betrifft, so ist Betriebsleiter Augustin voll des Lobes: „In allen Aspekten konnte eine klare Optimierung des Arbeitsalltags erzielt werden. Eine vormals bloß ‚geduldete Unterstützung‘ der Arbeiten über das bereitgestellte SAP-System hat sich inzwischen in eine ‚nachgefragte, benötigte Unterstützung‘ der Arbeiten über das SAP-System verwandelt.“ Daten, die vormals im ERP-System unzureichend gepflegt wurden, haben mittlerweile eine nachhaltige Daseinsberechtigung erlangt. Insgesamt ist es Hela heute möglich, die Planung der bevorstehenden Wartungen deutlich zu verbessern und die Materialwirtschaft erheblich zu optimieren. „Die Ausgabe mobiler Endgeräte, die Schulung sowie die Einbindung aller Mitarbeiter der Elektro- und Mechanischen Werkstatt und eine integrative, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ermöglichen eine deutlich erhöhte Nachverfolgbarkeit und Nachvollziehbarkeit anstehender und bereits absolvierter Arbeiten möglich“ (Augustin). Die Arbeitstransparenz habe einen neuen Stellenwert im Hause bekommen.
argvis-Lösung wird von der kompletten Hela-Instandhaltung verwendet
Heute unterstützt die argvis-Lösung den Instandhaltungsalltag von Hela auf verschiedenen Ebenen. Das zur Verfügung stehende, gemeinschaftlich genutzte Redmine-Portal dient als Plattform zum gegenseitigen Informationsaustausch. Service- und Help-Anfragen können von Seiten des Anwenders jederzeit und unkompliziert in das Portal eingestellt werden. argvis-Mitarbeiter haben ihrerseits die Möglichkeit, die gestellten Anfragen jederzeit zu beantworten. Ein datentechnisch gesicherter Informationsaustausch ist vollumfassend gewährleistet. „Die argvis-Software ist in ihrer Form als Add-on des SAP-Systems zu verstehen“, erläutert Björn Augustin. „Der Datenaustausch ist über die entsprechend zu pflegenden Schnittstellen sicher gewährleistet. Das SAP-System selbst ist somit auch die Datenbasis, die es dauerhaft zu pflegen und zu aktualisieren gilt.“
Die argvis-Lösung wird von der kompletten Hela-Instandhaltung verwendet. Diese Abteilung gliedert sich in die Unterbereiche Elektro-Werkstatt, Gebäude- und Wertstoffmanagement sowie Mechanische Werkstatt. Zunächst einmal konzentrierte sich die Implementierungsphase vor allem auf die E- und M-Werkstatt. In Kürze wird auch das Management von Gebäuden und Wertstoffen vollständig integriert sein und selbst von optimierten Arbeitsorganisationen profitieren. Insgesamt werden dann 25 Mitarbeiter die vielen Vorteile der neu eingeführten argvis-Software nachhaltig nutzen können.
Björn Augustin zu den Funktionalitäten des argvis; Maintenance Portals, die er besonders schätzt und die am häufigsten genutzt werden: „Hierzu zählen die strukturierte Arbeits- und Auftragsplanung, die optimierten Arbeiten rund um das Thema Wartungspläne sowie die Nachverfolgbarkeit bereits absolvierter oder aber auch noch ausstehender Arbeiten im Werksalltag.“ Einen sehr hohen Stellenwert hat für ihn die mobile Erfassung von Störmeldungen: „Neben deutlichen Zeitgewinn an verschiedenster Stelle ist die zeitnahe und durchgängig gewährleistete Dokumentation der auftretenden Ereignisse sichergestellt. Hieraus ergeben sich optimiere Sichtungen der Vorfälle, zügigere Einschätzungen der Handlungsoptionen und eine zeitnahe Bearbeitung der Vorfälle an sich.“ Insgesamt sei ein deutlich ruhigeres Herangehen an auftretende Störfälle bereits auszumachen. Dies führe letztendlich auch zu gestiegener Zufriedenheiten der Mitarbeiter insgesamt.
Flexibilität, Mobilität und Zeitgewinn dank der argvis-Lösung
Mit der Einführung der Software haben die Fachbereichsleitungen eine merkliche Entlastung ihrer Arbeit festgestellt. Insgesamt wurde ein erheblicher Teil der bisher handschriftlich erfolgten Dokumentation (Materialentnahmen, Zeitenerfassung, Planungen) in die digitale Form überführt. Somit haben die Bereichsleitungen mehr Zeit für die tatsächliche Führung ihrer Bereiche. Die gewährte Flexibilität und Mobilität machen es möglich, dass anstehende Arbeiten aus der Distanz miteinander zu verbinden, wodurch überflüssige und zeitraubende Wegstrecken auf dem Werksgelände zum großen Teil der Vergangenheit angehören. In Bezug auf die Registrierung von Störungen vor Ort bieten die ermöglichten Abfragen nach bereits durchgeführten Arbeiten zu demselben Thema am gleichen Ort signifikante Zeitersparnisse. Mobil können abgeschlossene Arbeitsaufträge abgefragt werden, wodurch kurzzeitig Handlungsalternativen bereitstehen. Eine zusätzliche beratende Kommunikation ist nicht nötig, wenn die erkannten Störfälle korrekt und umfassend dokumentiert worden sind.
Kasten Top 5-Nutzen des argvis; Maintenance Portals
– Optimierte Auftragserfassung und Auftragsverwaltung
– Optimierte (Arbeits-)Planungen
– Verbessertes Materialhandling und verbesserte Materialabschreibungen
– Erhöhte Flexibilität und Mobilität der betreffenden Mitarbeiter
– Optimierte Nachverfolgbarkeit und Transparenz verschiedenster Arbeitsinhalte und Arbeitsabläufe
„Anforderungen und Prozesse mit dem argvis-Portal sehr gut abgedeckt“
Zu den Besonderheiten bei Hela als Lebensmittelproduzent zählen u.a. die korrekte Pflege anstehender Instandhaltungen und Wartungen der verschiedensten im Werk genutzten maschinellen Anlagen und produktionsunterstützenden Gerätschaften, dazu Augustin: „Die hinreichende, dauerhafte Funktionalität in einem produktionssicheren Umfeld ist eine der höchsten Anforderungen der Lebensmittelbranche. Aus diesem Grunde sind Wartungen stets sicher und gemäß den Herstellervorgaben der Anlagen auf den Punkt genau zu gewährleisten. Die Option der Handhabung des Wartungskalenders gilt hier als größte Unterstützung der anstehenden Aufgaben.“ Summa summarum kann Hela diese „Anforderungen und Prozesse mit dem argvis-Portal sehr gut abdecken“ (Augustin). Gleiches gelte dann auch für die bislang erfahrende Flexibilität des Portals sowie die Qualität der Zusammenarbeit mit argvis, dazu nochmals Betriebsleiter Björn Augustin: „Die Zusammenarbeit während des gesamten Projektzeitraums, einschließlich der ersten Gespräche nach der Kontaktaufnahme, kann als sehr gut bezeichnet werden. Besonders hervorzuheben sind der effektive Informationsaustausch, die unterstützende Beratung (sowohl für das argvis-Add-on als auch für PM-Angelegenheiten im SAP-Umfeld allgemein) und die angebotenen Serviceleistungen.“ Zeitnahe Rückmeldungen und Hilfestellungen zu komplexen Anfragen trugen letztlich dazu bei, das Projekt rechtzeitig zu einem Einführungserfolg zu führen. Die Grundlage für den Berufsalltag in der Instandhaltung bei Hela wurde also erfolgreich geschaffen. Ein optionaler argvis-Servicevertrag hat langfristig zum Ziel, die Nutzung der Softwarelösung im Unternehmen zu verfeinern und auszubauen. „Die Zukunft wird zeigen, in welchem Maße sich die Arbeiten im Bereich der Instandhaltung weiterhin verändern werden, um den Werten des Hauses jederzeit gerecht zu werden: Schnelle und effiziente Lösungen bieten sowie höchste Produktsicherheit“, so Augustin abschließend.
