In einer digitalen und innovativen Welt müssen Unternehmen flexibel auf Veränderungen reagieren und sich ständig neuen Herausforderungen stellen. Die Suche nach qualifizierten Fachkräften, der Druck zur Innovation und umständliche Digitalisierungsprozesse sind nur einige Beispiele dafür. Eine langfristige Strategie und effiziente Planung sind daher unerlässlich, um am Markt erfolgreich zu bestehen. Immer mehr Unternehmen setzen daher auf die elektronische Abwicklung von Rechnungsprozessen, um den Verpflichtungen innerhalb und außerhalb von Deutschland nachzukommen und um Ressourcen zu schonen und Prozesse zu beschleunigen. CapeVision hat sich auf diesen Bereich spezialisiert und bietet eine ganzheitliche Lösung für das digitale Rechnungswesen an. Das Unternehmen hat sich zu einem wichtigen Player in diesem Marktsegment entwickelt und verändert traditionelle Rechnungsprozesse.
CapeVision entwickelt Software und IT-Dienstleistungen für das Rechnungswesen. Unter dem sogenannten SmartPath® wird der komplette Prozess vom Rechnungseingang und Rechnungsausgang automatisiert. Dazu kommt eine umfassende Beratung und Strategieentwicklung. SmartPath® ist die Antwort auf die wachsenden Anforderungen im digitalen Zeitalter und bietet eine umfassende Palette an Dienstleistungen und Optionen für die Verarbeitung von elektronischen Dokumenten. Das Angebot umfasst nicht nur die einfache Übertragung und Validierung von Daten, sondern auch die Signierung, Verifikation, Transformation und Archivierung von Dokumenten. Die Integration von SmartPath® verläuft nahtlos und bequem. Zusätzlich wird SmartPath® auf die Bedürfnisse der einzelnen Kunden zugeschnitten und ermöglicht einen systemunabhängigen Datenaustausch. Als offizieller Peppol (“Pan-European Public Procurement Online“) Access Point können elektronische Rechnungen außerdem unkompliziert an öffentliche Auftraggeber gesendet und empfangen werden. CapeVision nutzt Peppol zum Empfang und Versand der XRechnung sowie zahlreicher internationaler Formate wie BIS Billing 3.0.
Automatisierung nutzen und am Ball zu bleiben
Die Digitalisierung des Rechnungswesens bietet viele Vorteile für mittelständische Unternehmen. Verbesserte Effizienz, Kostenreduktion, Fehlerreduktion, Transparenz, schnellere Zahlungsabwicklung, keinen Medienbruch innerhalb eines Prozesses, Umweltfreundlichkeit und bessere Kundenbindung sind nur einige davon. Unternehmen, die diese Vorteile nutzen, können wettbewerbsfähiger werden und ihr Geschäft erfolgreicher gestalten. Sie legen damit den Grundstein für eine beständige und zukunftsfähige Finanzabteilung.
Rechnungsversand ins Ausland
Die Einführung von E-Invoicing für deutsche Unternehmen, die ins Ausland liefern, kann aufgrund unterschiedlicher steuerlicher, rechtlicher und technischer Anforderungen auf verschiedene Herausforderungen stoßen. Denn in Länder wie Italien, Luxemburg, Spanien, Belgien, Polen, Frankreich, Kroatien oder die nordischen Staaten ist es deutschen Unternehmen größtenteils nur noch möglich, B2G (Business-to-Government)- und B2B (Business-to-Business)-Rechnungen in elektronischer Form zu stellen.
Dies kann für deutsche Unternehmen, die ins Ausland liefern, verschiedene Herausforderungen mit sich bringen. Die technischen Anforderungen für E-Invoicing können von Land zu Land unterschiedlich sein. Deutsche Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre E-Invoicing-Lösung mit den technischen Anforderungen des Zielmarktes kompatibel ist. Dies sollte vorab sichergestellt werden. Außerdem sollten sich Unternehmen vorab vergewissern, dass ihre Rechnungen in der Sprache des Ziellandes verfasst sind, um sicherzustellen, dass sie rechtlich und steuerlich anerkannt werden.
Jedes Land hat eigene gesetzliche Vorschriften, die den elektronischen Rechnungsverkehr regeln. Es ist daher besonders wichtig, diese Vorschriften sorgfältig zu prüfen und sicherstellen, dass die Rechnungen des jeweiligen Unternehmens den lokalen Anforderungen entsprechen. Dazu kommen die unterschiedlichen Steuervorschriften, die den Umgang mit E-Invoices regeln. Auch hier sollte darauf geachtet werden, dass die Rechnungen den lokalen steuerlichen Anforderungen entsprechen. Eine sorgfältige Planung und Vorbereitung können dazu beitragen, diese Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen.
Arbeitszeit richtig und effizient nutzen
Einer der wichtigsten Vorteile ist die enorme Zeitersparnis. Durch die elektronische Rechnungsstellung kann der Prozess automatisiert und somit beschleunigt werden. Im Vergleich zu manuellen Methoden ist das Verfahren schnell und effizient. Dadurch können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, die anderweitig genutzt werden können. Auch die Kostensenkung ist ein großer Vorteil beim E-Invoicing. Die Verwendung von elektronischen Rechnungen reduziert die Kosten für Papier, Druck und Porto. Unternehmen können dadurch erhebliche Einsparungen erzielen und ihre finanzielle Situation langfristig verbessern. Auch die Personalausgaben können erheblich reduziert werden. Zum einen müssen nicht mehr aufwendige Stellenausschreibungen veröffentlicht werden und andererseits werden keine ausgebildeten Fachkräfte benötigt. Ein weiterer Nutzen der automatisierten Rechnungsstellung ist die Reduzierung von Fehlern. Elektronische erstellte Rechnungen weisen weniger Fehler auf und sind genauer als händisch verfasste Rechnungen, was schließlich zu einer besseren Buchführung führt. Unternehmen können so ihre Geschäftsprozesse optimieren und die Genauigkeit ihrer Finanzdaten erhöhen.
Intern und extern: Mehr Transparenz und Compliance durch Digitalisierung
Eine erhöhte Transparenz und Compliance sind wesentliche Vorteile, die Unternehmen durch die Digitalisierung der Rechnungsprozesse erzielen können. Durch die Automatisierung haben Unternehmen jederzeit Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Informationen, was eine bessere Kontrolle und Überwachung von Geschäftsprozessen ermöglicht. Die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und steuerrechtlichen Anforderungen wird erleichtert. Es werden alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und Rechnungen können leichter archiviert und aufbewahrt werden, was die interne Compliance optimiert. Ebenso können schnellere Zahlungsabwicklungen zu einer verbesserten Liquidität und Finanzplanung beitragen, wodurch Unternehmen ihre Finanzen besser im Griff behalten und ihre Geschäftsziele schneller erreichen können.
Umweltfreundliches und kundenorientiertes Arbeiten
Die Verwendung von elektronischen Rechnungen ist nicht nur eine umweltfreundliche Option, sondern auch eine kundenorientierte Strategie. Elektronische Rechnungen sind umweltfreundlicher als Papierrechnungen, da sie weniger Papier, Tinte und Transport erfordern. Unternehmen können dadurch ihre CO₂-Emissionen reduzieren und einen positiven Beitrag zum Umweltschutz leisten. Schnellere und effizientere Rechnungsstellungsprozesse können auch zur Verbesserung der Kundenbindung und Zufriedenheit beitragen. Kunden schätzen es, wenn sie ihre Rechnungen schnell und einfach erhalten und begleichen können, was zu einem besseren Kundenverhältnis und schlussendlich einem verbesserten Geschäftserfolg führen kann.
Vattenfall Real Estate Energy GmbH machts vor
Besonders bei großen Unternehmen sind klare Strukturen und effiziente Arbeitsprozesse essenziell. Die Vattenfall Real Estate Energy GmbH setzt seit einigen Jahren auf CapeVision als Partner für die elektronische Rechnungsausstellung. Neben der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und der vertraglichen Grundlage für viele Kunden aus der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft spielen auch Kostenersparnisse eine wichtige Rolle. Für viele Kunden der Vattenfall Real Estate Energy GmbH war elektronische Rechnungserstellung eine Voraussetzung für die Zusammenarbeit. Durch die Zusammenarbeit mit CapeVision kann Vattenfall Real Estate Energy GmbH ihren Kunden eine schnellere und effizientere Abwicklung der Rechnungsstellung bieten.
„In Zeiten der Digitalisierung ist es wichtig, schnell und kompetent auf individuelle Kundenwünsche und auch gesetzliche Vorgaben reagieren zu können. CapeVision als erfahrener und flexibler Partner bietet uns und unseren Kunden mit SmartPath eine Möglichkeit, dies zu erfüllen.“ – Sabrina Möbius, Produktmanagerin bei Vattenfall Real Estate Energy GmbH.
Der Geschäftsführer: Marcus Jeschke
Marcus Jeschke schloss erfolgreich eine kaufmännische Ausbildung bei der Axel Springer Verlag AG ab und studierte anschließend Mathematik an der Humboldt-Universität zu Berlin. Danach war er 11 Jahre als Programmierer von Datenbank-Applikationen, Spezialist für Reportings und Projektleiter bei einem Unternehmen für Kundenbindungssysteme tätig. Im Anschluss daran wechselte er in die Energiebranche zu einem Beratungsunternehmen, wo er zuletzt als Prokurist und Director of Operations die Bereiche Vertrieb, IT, technische Infrastruktur und operatives Geschäft verantwortete. Seit Oktober 2018 ist der gebürtige Berliner neuer Geschäftsführer bei CapeVision und setzt dort den Fokus auf Vertrieb und Bestandskundenbetreuung.