Kopf oder Datenbank: Es kommt auf den Speicherort von Wissen an
Unternehmen haben Wettbewerbsvorteile, wenn Sie über exklusives Wissen verfügen. Dieses ist nicht nur in Textdateien verankert, sondern vor allem in den Köpfen der Mitarbeiter:innen – und wird in Meetings ausgesprochen und mit Kolleg:innen geteilt. Tucan.ai bietet Unternehmen nun eine KI-Plattform mit smarter Gesprächsarchivierung, um verbal kommuniziertes Wissen verfügbar und durchsuchbar zu machen. Dies kann als Grundlage für strategische Entscheidungen dienen und Wettbewerbsvorteile generieren. Gleichzeitig bietet das Berliner KI-Unternehmen die Integration mit anderen Datenbanken an.
Wissensmanagement ist zentraler Erfolgsfaktor für den Mittelstand
Meetings und Konferenzen sind ein essentieller Bestandteil unseres Arbeitsalltags, insbesondere bei projektbezogenen Aufgaben. So werden Tools wie Zoom täglich von mehreren Millionen Menschen weltweit genutzt. „Dieses geballte verbal kommunizierte Wissen kann nun automatisch in den jeweiligen Organisationen gespeichert und verfügbar gemacht werden; zum Beispiel für die Kolleg:innen, die nicht dabei waren, oder nächstes Jahr nochmal auf die Informationen zurückgreifen müssen”, sagt Lukas Rintelen, Managing Director und gemeinsam mit Florian Polak und Michael Schramm Gründer von Tucan.ai.
Die Software erkennt unterschiedliche Sprecher:innen in einer Konversation, erfasst die zugrundeliegende Agenda, transkribiert und fasst das Gespräch zusammen. Dabei werden organisationsspezifische Fachausdrücke, Dialekte und individuelle Spracheigenschaften präzise erkannt. Anschließend steht das verbal kommunizierte Wissen organisationsintern zur Verfügung. Projektverantwortliche und Mitarbeiter:innen können nach Informationen aus bestimmten Meetings suchen, meetingübergreifend recherchieren und Informationsquellen wie CMS- oder CRM-Systeme nutzen. Sie geben ihre Frage ein und erhalten eine ausführliche Antwort, die das gesamte Wissen der Organisation einbezieht. „Eigentlich verlagern wir nur den Speicherort: Vom individuellen Gehirn in die kollektive Datenbank. Auf diese Weise kann Wissen innerhalb einer Organisation skaliert werden”, ergänzt Lukas Rintelen, „Silos brechen auf und Entwicklungen zeichnen sich ab, die vorher unsichtbar waren.” Das smarte Wissensarchiv ist vorerst nur im Enterprise-Produkt enthalten.
Datensicherheit ist das Fundament des Wissensmanagements
Vor allem Unternehmen aus dem öffentlichen Sektor nutzen Tucan.ai aufgrund der hohen Datenschutzanforderungen und der weitreichenden Individualisierbarkeit des Tools. Seit Anfang Juni ist Tucan.ai daher Teil des von PUBLIC Deutschland initiierten Startup-Programms GovStart. „Datensicherheit wird bei uns extrem groß geschrieben. Unsere Server stehen in Frankfurt, sodass Kundendaten in Deutschland bleiben. Wenn es unsere Kund:innen verlangen, installieren wir Tucan.ai zudem on-premise. Auf diesem Weg verlassen die Daten nicht einmal das eigene Unternehmen“, sagt CTO Michael Schramm.
Zur Datensicherheit gehört aber weitaus mehr als der Speicherort. Unternehmen müssen sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Informationen haben und die Daten nicht missbraucht werden. Für einen großen Konzern hat Tucan.ai die Software beispielsweise so konfiguriert, dass nach einem Gespräch nur die Executive Summary zur Verfügung steht. Ein Transkript steht organisationsintern nicht zur Verfügung. Für Enterprise-Kunden aus der Marktforschung, die zum Teil mit sensiblen personenbezogenen Daten arbeiten, hat Tucan.ai ein Codierungs-Werkzeug implementiert, das die organisationsinternen Datensicherheitsrichtlinien präzise abbildet.