Anwenderbericht:
Die Autogruppe Grützner rund um die Autoforum Neubrandenburg GmbH besteht als typischer
mittelständischer VW-Autohandelsbetrieb aus drei Gesellschaften an jeweils eigenen Standorten mit
insgesamt 105 Mitarbeitern. Als selbständiger Automobilhändler ist das Unternehmen mit vielen
Herausforderungen konfrontiert. Zunehmender Wettbewerbsdruck in einem insgesamt stagnierenden
Marktumfeld erfordert eine hohe Anpassungsfähigkeit der Markteilnehmer. Vor diesem Hintergrund
wurde in den letzten Jahren parallel zum Tagesgeschäft auch ein Generationswechsel in der
Unternehmensleitung vollzogen und mit einer Optimierung der Strukturen und Abläufe verbunden. Ein
wichtiger Baustein war dabei im letzten Jahr die Einführung von FibuNet webIC als Software für die
elektronische Rechnungsbearbeitung, um die Prozesse der Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe
standortübergreifend zu verbessern und zu beschleunigen.
Kaltenkirchen, den 22. Januar 2020. Bereits seit über 10 Jahren nutzt die Autogruppe Grützner die
FibuNet-Finanzbuchhaltungssoftware. Das FibuNet-Lösungspaket deckt mit seinem Funktionsspektrum
die Anforderungen von VW- und Audi-Händlern umfassend und präzise ab und erfordert im Rahmen
einer typischen Einführung in diesem Branchenumfeld keine Softwareanpassungen oder
Programmerweiterungen. Die Firma MK IT-Service Michael Könecke e.K., ein auf den Autohandel
spezialisiertes Unternehmen aus dem FibuNet-Partnerverbund, hat die FibuNet-Software an die
Grützner Gruppe verkauft und dort eingeführt.
Die Übernahme der Geschäftsführung durch Marit Grützner wurde zum Anlass genommen, in den
letzten Jahren eine Reihe kaufmännischer Prozesse mit hoher Dringlichkeit zu optimieren. Die
Standorte des Unternehmens sind zum Teil regional weit verteilt. Einer der drei rechtlich selbständigen
Betriebe befindet sich in Anklam und damit rund 50 Kilometer von Neubrandenburg entfernt. Dies führte
insbesondere bei der Prüfung und Freigabe von dezentral eingegangenen Rechnungen zu unnötigen
Zeitverzögerungen, was den Anlass dafür gab, FibuNet webIC als Lösung für die elektronische
Rechnungsbearbeitung einzuführen.
In FibuNet webIC werden nach dem Einscannen die relevanten Buchhaltungsdaten mittels OCRErkennung
aus den Eingangsrechnungen extrahiert und für die weitere elektronische Bearbeitung
bereitgestellt. Innerhalb des integrierten Workflows prüfen berechtigte Benutzer Rechnungen und geben
diese zur Zahlung frei. Dies ermöglicht der Geschäftsführung der Autogruppe Grützner auch die
Rechnungsdaten der an den dezentralen Standorten erfassten Rechnungen an ihrem Schreibtisch in
der Zentrale schnell zu überblicken und unabhängig von Ort und Zeit zu prüfen bzw. freizugeben.
Dadurch verbessert sich die Kontrollfähigkeit deutlich und gleichzeitig wird enorm viel Zeit eingespart.
Der Projektstart für die flächendeckende Einführung von FibuNet webIC durch MK IT-Service war im
Juli 2019. Zunächst wurden die Abläufe der Rechnungserfassung und -bearbeitung der drei Standorte
durchleuchtet, die sich in der Vergangenheit völlig unabhängig voneinander entwickelt hatten und sehr
individuell ausgeprägt waren. Das damit verbundene interne Benchmarking führte zu einer
standortübergreifenden Vereinheitlichung und gleichzeitig zu einer Verbesserung des Workflows. Ab
September 2019 wurden zunächst alle elektronisch per Mail eingehenden Rechnungen separat erfasst
und die Rechnungsbearbeitung im webIC geübt. Ab Mitte Oktober wurde die Anwendung auf alle
papiergestützten Rechnungen ausgedehnt, die seitdem unmittelbar nach Rechnungseingang an den
drei Standorten eingescannt werden. Standortübergreifend sind über 50 Anwender in den Workflow von
FibuNet webIC einbezogen.
Laut Marit Grützner, Geschäftsführerin der Grützner Gruppe, ist FibuNet webIC in sich so logisch
aufgebaut und lässt sich die Software auf so einfache Art konfigurieren, dass für die Einführung wenig
Schulungsaufwand erforderlich ist: „Die mit der Einführung von webIC verbundenen Ziele wurden zu
100% erreicht. Trotz der verteilten Standorte haben wir jetzt die Eingangsrechnungen viel besser im
Blick.