ISO 9001 Gruppenzertifizierung

Das Lean-QM-Konzept des Bundesverband IT-Mittelstand

Erfolgsfaktor Lean-QM mit der ISO 9001 Gruppenzertifizierung des Bundesverband IT-Mittelstand e.V. (BITMi).

Qualitätsmanage­ment (QM) ist eine feste Größe in Branchen wie Maschinenbau, Automobilproduktion und Elektrotechnik. Dem gegenüber werden die Chancen von QM nach ISO 9001 von den kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) der IT-Wirtschaft eher selten genutzt. QM nach ISO 9001 ist heute aber ein essentielles Element der Unternehmensstrategie. Ohne QM können mittelfristig Probleme mit erheblichen Nachteilen für das Unternehmen entstehen. Unternehmen der IT-Wirtschaft verschlechtern nicht nur ihre Erfolgsaussichten bei der Vergabe öffentlicher Aufträge, sondern verschenken Effizienzgewinne in einem schärfer werdenden Wettbewerb, denn mit QM kann durchaus ein Mehrwert erreicht werden.

So ist QM ein wichtiges Steuerungsinstrument, das der kontinuierlichen Optimierung der Produkte, Dienstleistungen und firmeninternen Prozesse dient. Zweck von QM ist es außerdem, die Fehlerquote zu senken. Zusätzlich demonstriert QM dem Kunden Verantwortungsbewusstsein, Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit und Zukunftsorientierung. Wichtig ist ebenfalls der Aspekt des Wissensmanagements. Durch QM wird die Mitarbeiterqualifikation beständig weiterentwickelt und eine Wissensbasis geschaffen, die konstante Geschäftsprozesse auch bei häufigen Personalwechseln ermöglicht.

Im dynamischen Geschäftsalltag der IT-Welt lassen sich jedoch viele KMUs von der Realisierung eines QM-Systems abschrecken. Produktplanung, Kundenanfragen, Vertragsverhandlungen und das operative Geschäft insgesamt verhindern die Weiterentwicklung der unterstützenden Unternehmensprozesse. IT-KMUs, die bereits ein QM-System implementiert haben, stehen dagegen vor der Herausforderung, dieses nachhaltig zu pflegen. Häufig vorgetragene Argumente von IT-KMUs gegen QM sind zu hohe Kosten und Zeitintensität, ohne dass sich im Gegenzug ein feststellbarer Nutzen für das Unternehmen einstellt. Die begrenzten Reserven seien fest an das Tagesgeschäft gebunden. Die Einführung eines QM-Systems sei deswegen schwierig, wenn nicht sogar unmöglich, so das Meinungsbild.

Vor dem Hintergrund dieser Problemlage wurde vom Bundesverband IT-Mittelstand nun ein schlankes und kostengünstiges QM System, die ISO 9001-Gruppenzertifizierung, entwickelt, die genau auf die wirtschaftliche Situation kleiner- und mittelständischer IT-Unternehmen zurecht geschnitten ist, dabei allerdings auf der anerkannten Normenreihe DIN EN ISO 9000 ff gemäß nationaler und internationaler Standards unter Einhaltung der gesetzlichen Regelungen beruht.

Die Gruppenzertifizierung nutzt Synergieeffekte zwischen den beteiligten IT-Unternehmen und konzentriert sich auf die wesentlichen Geschäftsprozesse. Deswegen ist die Gruppenzertifizierung des BITMi gleichbedeutend mit Lean-QM.

Zur Einführung des QM-Systems wird zunächst in enger Abstimmung mit den beteiligten Unternehmen ein zentrales QM-System entwickelt, welches für alle Gruppenpartner geeignet ist. Dies geschieht auf Grundlage vertraglicher Vereinbarungen zwischen den Niederlassungen und dem Bundesverband IT-Mittelstand. Dabei wird die Vertraulichkeit aller Informationen zugesichert. Übergeordnetes Ziel ist es, die Basisprozesse zu identifizieren. Basisprozesse sind solche Prozesse, die bei den Unternehmen aufgrund ihrer Zugehörigkeit zur IT-Branche ähnlich verlaufen. Nur diese Basisprozesse werden in den Dokumenten dargestellt und verbindlich festgelegt. Dieses verschlankte QM-System wird bei der Auditierung geprüft. Der Arbeitsaufwand wird so drastisch verringert.

Einzelschritte sind beispielsweise die Ausbildung der internen Auditoren, Erarbeitung der zentralen Musterdokumentation, Beratungstermine in den Niederlassungen, Anpassung der notwendigen QM-Dokumentation, Durchführung zentraler Optimierungsmaßnahmen und die Einführung eines schriftlichen Auditverfahrens zur Überprüfung der QM-Systeme vor Ort. Schon nach 20 Wochen erfolgt die Zertifikatserteilung. In den weiteren 36 Monaten wird das erste und zweite Überwachungsaudit sowie das Rezertifizierungsaudit betreut.

Insbesondere die Anzahl der Auditierungstage wird auf diese Weise verringert. Die Auditierungen durch die Zertifizierungsstelle sind im Normalfall eine Herausforderung. Da in der Gruppenzertifizierung jedoch alle angeschlossenen Unternehmen nach dem gleichen QM-System arbeiten, prüft die Zertifizierungsstelle nicht alle einzeln. Stattdessen wird nur eine Auswahl von Unternehmen geprüft. So wird die Anzahl der Auditierungstage für das einzelne Unternehmen insgesamt reduziert. Je mehr Firmen sich anschließen, desto geringer die Aufwendungen für das einzelne Unternehmen. Ermittelt wird die Anzahl der Auditierungen, indem die Wurzel aus der Zahl der Beteiligten gezogen wird, z.B. erfolgen bei 16 Unternehmen im ersten Jahr nur vier Prüfungen. Das einzelne Unternehmen wird in diesem Fall im Durchschnitt nur alle drei bis fünf Jahre vor Ort überprüft.

Neben der Aufwandsreduzierung werden enorme Kosten eingespart. Im branchenüblichen Vergleich sind die Zertifizierungskosten außerordentlich niedrig. Gemeinsam mit dem QM-Beratungsunternehmen EuroConsult übernimmt der Verband die Beratung, Schulung, Einführung und Festlegung des Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001:2015 sowie die Durchführung von internen Audits. Bereits zertifizierte teilnehmende Unternehmen können dieser Gruppenzertifizierung beitreten und so den entstehenden Kosten- und Zeitvorteil nutzen. Gleichzeitig wird die vorhandene QM-Dokumentation optimiert und vereinfacht, um die Effizienz des QM-Systems zu erhöhen.

„Mit der BITMi ISO 9001-Gruppenzertifizierung schaffen wir den Spagat zwischen der zwingend notwendigen Einführung von QM und der für ein IT-KMU stets drängenden Kosten- und Kapazitätsfrage“, betont Dr. Oliver Grün, Vorstandsvorsitzender des Bundesverband IT-Mittelstand.